Czym jest równoważny czas pracy?

Równoważny czas pracy to system uregulowany w Kodeksie pracy, który pozwala elastycznie organizować pracę w oparciu o potrzeby danej firmy. Za jego sprawą można wydłużyć dobowy wymiar wykonywania obowiązków zawodowych przy skróceniu pracy w innych dniach lub zapewnieniu dni wolnych w zamian za tę zmianę. Jest to trafne rozwiązanie, gdy zapotrzebowanie na pracę nie jest równomierne.

Jak działa równoważny czas pracy w praktyce?

Równoważny czas pracy to system, który opiera się o założenie, według którego dłuższy czas pracy jednego dnia zostanie zrekompensowany krótszym w inny dzień lub dniem wolnym. W przypadku jego podstawowego wariantu personel może mieć pracę zaplanowaną do 12 godzin na dobę. Nie chodzi tu jednak o nieustanne wykonywanie obowiązków takim wymiarze godzinowym. Wydłużenie musi być równoważone rekompensatą.

Oznacza to przykładowo, że gdy pracownik jednego dnia pracuje 12 godzin, to kolejnego powinien mieć skrócony czas pracy lub dzień wolny. W takim równoważeniu należy koniecznie uwzględniać zaplanowany tydzień pracy i godziny zawarte w harmonogramie.

Ile godzin można pracować w systemie równoważnym?

Jak już zostało napomknięte, w typowym systemie równoważnym pracownik wykonuje obowiązki do 12 godzin. Są jednak pewne wyjątki, które pozwalają na wydłużenie tego czasu. Gdy praca polega na dozorze urządzeń lub pozostawaniu w tzw. częściowym pogotowiu, to może zostać wydłużona nawet do 16 godzin. Wykonywanie obowiązków do 24 godzin jest dopuszczalne w pracach tj.:

Zakładowa służba ratownicza,
Pilnowanie mienia,
Ochrona osób,
Zakładowa straż pożarna.

Jeśli dojdzie jednak do takowego wydłużenia czasu pracy, to musi być on równoważony odpowiednią ilością odpoczynku. Będzie to co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego i 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego.

Równoważny a podstawowy system czasu pracy – Najważniejsze różnice

Nie da się ukryć, że podstawowy system czasu pracy różni się od tego równoważnego. Wśród najważniejszych odmienności w tym zakresie należy wymienić:

Rodzaj systemu	Dobowy wymiar czasu pracy	Elastyczny harmonogram	Planowanie grafiku	Równoważenie czasu pracy
Podstawowy	Zasadniczo do 8 godzin	Stałe zmiany	Proste zadanie przy przeciętym 5-dniowym tygodniu pracy	Stałość godzin pracy
Równoważny	Zasadniczo do 12 godzin	Łatwiejsze dostosowanie grafiku do zmiennego zapotrzebowania	Trudność w prawidłowym rozłożeniu godzin w całym okresie rozliczeniowym	Dłuższe dni pracy rekompensuje się dniami wolnymi lub krótszą pracą w inne dni

W jakich sytuacjach można wprowadzić system równoważny?

Równoważny system czasu pracy zaleca się w momentach, gdy jest to uzasadnione organizacją pracy, lub jej specyfiką, która tego wymaga. Przepisy umożliwiają zastosowanie tej możliwości, na przykład wtedy, gdy charakter wykonywanych obowiązków uzasadnia okresowe wydłużenie dobowego wymiaru pracy. To rozwiązanie sprawdzi się przede wszystkim w firmach, w których:

Występują zmienne godziny wykonywania obowiązków zawodowych,
Istnieje konieczność zapewnienia ciągłości funkcjonowania zakładu,
W konkretnych okresach liczba zadań się nasila lub kurczy,
Funkcjonuje system pracy zmianowej,
W niektórych dniach zadania wymagają dłuższej obecności personelu,
Praca uzależniona jest od obsługi klientów/harmonogramu produkcji.

Należy mieć na względzie, że wprowadzenie równoważnego systemu pracy musi zgodne z obowiązującymi przepisami.

Kto nie może pracować w systemie równoważnym?

Istnieją pracownicy, których nie można objąć pracą w systemie równoważnym. Szczególne ograniczenia w tym zakresie dotyczą personel objęty ochroną przez wzgląd na ich wiek, rodzaj wykonywanej pracy, czy stan ciąży. Przed przygotowaniem harmonogramu, należy zwrócić uwagę na te kwestie, aby był on stworzony zgodnie z prawem.

Jak ułożyć grafik w równoważnym systemie pracy?

Tworząc harmonogram pracy w systemie równoważnym, należy wziąć pod uwagę wymiar czasu pracy do przepracowania we wskazanym okresie rozliczeniowym. Godziny, w których personel ma wykonywać swoje obowiązki, powinien być zgodny z normami i okresami przeznaczonymi na odpoczynek. Ponadto musicie uwzględnić również:

Zaplanowane urlopy i nieobecności zapowiedziane,
Ilość dni roboczych w okresie rozliczeniowym,
Pracę zmianową – jeśli ta występuje,
Zasadę dot. pięciodniowego tygodnia pracy,
Czas na odpoczynek tygodniowy i dobowy,
Maksymalny dobowy wymiar pracy,
Dobę pracowniczą.

Przykładowy grafik w takim systemie może obejmować kilka dni pracy w wydłużonym systemie, a po nich skrócone dni pracy lub dni wolne. Najważniejsze, by nie przekroczyć wymiaru zaplanowanych godzin.

Jak prawidłowo rozliczyć godziny w systemie równoważnym?

Aby rozliczyć godziny w systemie równoważnym prawidłowo, należy porównać faktycznie przepracowany czas z obowiązującym wymiarem godzin w okresie rozliczeniowym. Należy uwzględnić godziny zaplanowane w grafiku i ich pokrycie z rzeczywistością, biorąc pod uwagę nadgodziny, jeśli do nich doszło.

Ważne jest również to, by wziąć pod uwagę absencje, dni wolne wynikające z przysługującego odpoczynku tygodniowego, jak i przekroczenie przewidzianych godzin pracy. Warto mieć na uwadze, że przekroczenie tej ilości wcale nie musi oznaczać przekroczenia normy dobowej. Jak więc wygląda kwestia nadgodzin?

Nadgodziny w równoważnym systemie czasu pracy

Praca w godzinach nadliczbowych może powodować przekroczenia w zakresie norm dobowych, jak i przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. W przypadku systemu równoważnego ważne jest, by sprawdzić, ile godzin zaplanowano na konkretną dobę.

Jeśli pracownik ma zaplanowaną zmianę na 10 godzin, to przepracowanie 11 godzin będzie skutkowało nadgodzinami. Wszystko dlatego, że pracodawca często uwzględnia dłuższą zmianę niż ta, która widnieje w grafiku. Przykładowo, mimo że personel ma wpisaną zmianę ośmiogodzinną, to jeśli faktycznie ma on zaplanowane 12 godzin, kolejne godziny przepracowane po 8 do 12 znajdują się w normie. Dzięki temu godziny nadliczbowe są zgodne z prawem i mogą zostać odpowiednio wynagrodzone.

Urlop w równoważnym systemie czasu pracy

Urlop wypoczynkowy i inne nieobecności mają wpływ na rozliczanie czasu pracy. Ustalając wymiar czasu pracy, należy uwzględnić w nim okresy, w których personel jest zwolniony z wykonywania obowiązków zawodowych. W systemie równoważnym to działanie ma spore znaczenie. Wszystko dlatego, że niektóre zmiany trwają dłużej od innych – w zależności od zapotrzebowania. Dzień urlopu nie jest wówczas traktowany jak automatyczne odjęcie 8 godzin.

Rozliczając urlopy, bierze się pod uwagę zaplanowany grafik wraz z ilością czasu, który personel miał przepracować w momencie objętym absencją. Dzięki temu nie dochodzi do zawyżenia lub zaniżenia godzin podlegających rozliczeniu.

Jak uniknąć błędów przy planowaniu i rozliczaniu równoważnego czasu pracy?

Nie da się ukryć, że system równoważny należy do skomplikowanych, co może utrudniać zarówno planowanie harmonogramów, jak i rozliczaniu pracy personelu. Ręczne wprowadzanie danych do bazy informacji może kończyć się pomyłkami, zwłaszcza gdy jest ich zbyt wiele. Istnieje jednak sposób, by zautomatyzować ten proces, wykorzystując system rejestracji czasu pracy od Polsystem.

Pozwala on m.in. na:

Rejestrację rozpoczęcia i zakończenia pracy personelu,
Uwzględnianie nieobecności usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych, czy urlopów,
Rozdzielanie godzin zaplanowanych i faktycznie przepracowanych,
Automatyzować procesy dotyczące ewidencji i rozliczeń,
Analizować grafik w okresie rozliczeniowym,
Tworzyć harmonogramy zgodnie z obowiązującymi normami,
Generować raporty na podstawie zebranych danych.

To zaledwie początek zalet, jakie może zapewnić RCP w przypadku równoważnego systemu czasu pracy.