Ruchomy czas pracy – Zasady, wdrożenie i rozliczanie godzin
Ruchomy czas pracy to rozwiązanie pozwalające dopasować godziny rozpoczęcia pracy do potrzeb firmy oraz pracowników w niej zatrudnionych. W rezultacie grafik są elastyczniejsze, organizacja pracy jest ułatwiona, a problemy związane z różnymi godzinami rozpoczynania wykonywania obowiązków zawodowych zostają ograniczone.
Jak działa ruchomy czas pracy w praktyce?
Jak już zostało podkreślone, w ramach ruchomego czasu pracy godziny rozpoczęcia pracy mogą się zmieniać. Zostało to wskazane w Art. 140¹ Kodeksu pracy, gdzie opisano dwa warianty wykorzystania takiej możliwości:
- Uprzednie ustalenie rozmaitych godzin rozpoczęcia pracy w różnych dniach i jest to określone w grafiku. Przykładowo w poniedziałek pracownik pracuje od 10:00, we wtorek od 8:00, a w środę od 11:00.
- Określenie przedziału, w którym pracownik musi pracę rozpocząć. Wówczas firma ustala, że rozpoczęcie pracy odbywa się między 8:00 a 11:00 i to właśnie w tych godzinach personel powinien zacząć wykonywać zawodowe obowiązki.
Niezależnie od wybranej opcji, pracodawca musi zapewnić zachowanie odpowiedniego odpoczynku tygodniowego i dobowego. Choć ruchomy czas pracy różni się od klasycznego systemu, to nie jest zwolniony z zachowywania podstawowych norm wynikających z przepisów.
Jak zgodnie z przepisami wprowadzić ruchomy czas pracy?
Wprowadzenie ruchomego czasu pracy do przedsiębiorstwa musi być podparte odpowiednim przepisem prawnym. Co to oznacza? Przepisy bowiem przewidują jego wykorzystanie z tytułu różnych okoliczności. Na te możliwości składają się następujące opcje:
Wprowadzenie rozwiązania z inicjatywy pracodawcy
W przypadku, gdy wprowadzenie ruchomego czasu pracy odbywa się z inicjatywy pracodawcy działanie, jest zależne od tego, czy w przedsiębiorstwie:
- Działają związki zawodowe – wówczas należy zawrzeć wspólne porozumienie wraz z każdą zakładową organizacją związkową,
- Nie działają związki zawodowe – w takiej sytuacji wymaga się zawarcia porozumienia z przedstawicielami personelu wyłonionymi w trybie, który jest przyjęty w danej firmie.
Dokumentacja dotycząca wprowadzanej zmiany powinna jasno uwzględniać informacje o tym, czym jest ruchomy rozkład czasu pracy. Musi zawrzeć w sobie również jego przedziały lub konkretne godziny rozpoczęcia pracy we wskazane dni.
Taka zmiana nie jest równoznaczna zaprzestaniem prawidłowego planowania czasu pracy przez pracodawcę. W przypadku, gdy charakter ustanowionego rozkładu wymaga stworzenia grafików, należy je przygotować zgodnie z obowiązującymi zasadami.
Ruchomy rozkład na wniosek pracownika
Istnieje możliwość wprowadzenia ruchomego rozkładu czasu pracy na pisemny wniosek pracownika. Możliwość tę uznaje się za szczególnie przydatną w sytuacjach, gdy członek personelu potrzebuje większej elastyczności. To trafny wybór, gdy taka potrzeba dotyczy jednostki, a nie całego zespołu, który nie musi korzystać z takiego udogodnienia.
Istotnym elementem jego wprowadzenia jest trzymanie się norm i zasad wynikających z przepisów. Indywidualne ustalenia nie powinny ich w żaden sposób naruszać.
Jak planować grafik przy ruchomych godzinach pracy?
Ruchome godziny pracy mogą powodować, że ustalenie odpowiedniego harmonogramu stanie się wymagającym zadaniem. Należy w nim uwzględnić ustalony wymiar czasu pracy, jak i elastyczne godziny pracy rozpoczęcia pracy. Przy dużej ilości personelu lub ogólnym zróżnicowaniu względem ruchomości czasu pracy sporym wsparcie może okazać się system RCP od Polsystem.
Pozwoli on na automatyzację rejestracji czasu pracy – jej rozpoczęcia i zakończenia, czy uwzględniania zapowiedzianych nieobecności, jak również urlopów. Pomoże w porównywaniu zaplanowanego czasu pracy, z tym faktycznie przepracowanym i stworzy raporty dotyczące zebranych danych, które was interesują. Za jego sprawą tworzenie harmonogramów i trzymanie się norm prawnych nie będzie tak wymagające.
Jak rozliczać czas pracy i nadgodziny przy ruchomym grafiku?
Ruchomy czas pracy nie sprawia, że każda dodatkowa godzina wykonywania obowiązków zawodowych to nadgodziny. Ma z tym związek zasada, którą określono w Art. 140¹ §4 Kodeksu pracy. Przykładowo, jeśli pracownik zaczyna kolejną zmianę w poprzedniej dobie pracowniczej, ale wynika to z ustalonego ruchomego czasu pracy, to wówczas nie mówimy o godzinach nadliczbowych.
Ruchomy czas pracy nie sprawia jednak, że można dowolnie wydłużać zmiany poszczególnych jednostek. Nadgodziny mogą się pojawić w sytuacjach, gdy przekroczony zostanie wymiar pracy lub obowiązujące normy. Praca jednak musi być wówczas na zasadach określonych w przepisach dotyczących pracy nadliczbowej.
Na jakie błędy uważać przy stosowaniu ruchomego czasu pracy?
Elastyczne godziny pracy mogą być ułatwieniem w organizacji pracy przedsiębiorstwa, ale i powodować błędy, które mogą skutkować problemami z rozliczeniem czasu pracy. Wśród nich trzeba wymienić:
- Nieodpowiednią podstawę do wprowadzenia ruchomego czasu pracy,
- Brak jasności we wskazanych zasadach rozpoczynania wykonywania obowiązków zawodowych,
- Pomijanie rzeczywistych godzin zaczynania i kończenia pracy,
- Brak kontroli nad wymiarem czasu pracy w okresie rozliczeniowym,
- Błędne kwalifikowanie godzin, jako nadliczbowe,
- Nieuwzględnianie odpoczynku tygodniowego i dobowego,
- Traktowanie ruchomego czasu pracy, jako całkowitej dowolności w ustalaniu grafiku.
Szczególnie ważnym punktem jest jasne rozróżnienie pomiędzy elastycznym rozpoczęciem pracy a zgodą na przedłużanie pracy w dowolny sposób. Za sprawą ruchomego czasu pracy macie większą swobodę w kontekście organizacji godzin. Wciąż jednak musi być to zgodne z przepisami prawa pracy.