Innowacja w Zarządzaniu Bezpieczeństwem: Studium Przypadku BalticWood S.A. i Wdrożenie Zaawansowanego Systemu Rejestracji Czasu Pracy

Wprowadzenie:

W dzisiejszym dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym, firmy stają przed wyzwaniem nieustannej optymalizacji swoich procesów w celu podniesienia efektywności i zapewnienia bezpieczeństwa na najwyższym poziomie. Przedsiębiorstwo Baltic Wood S.A., znany producent podłóg drewnianych z Jasła, stanęło przed koniecznością modernizacji swojego systemu zarządzania czasem pracy. Celem było nie tylko usprawnienie procesów wewnętrznych, ale także zwiększenie bezpieczeństwa pracowników oraz osób postronnych podczas ewakuacji. Niniejsze studium przypadku przedstawia, jak dzięki współpracy z firmą Polsystem, Baltic Wood S.A. zdołało wdrożyć nowoczesne rozwiązania w obszarze rejestracji czasu pracy i zarządzania bezpieczeństwem, przynosząc znaczące korzyści zarówno operacyjne, jak i finansowe.

Rozwiązania te, obejmujące m.in. zautomatyzowane bramki obrotowe, systemy rejestracji czasu pracy i aplikacje mobilne do zarządzania ewakuacją, nie tylko zmodernizowały istniejące procesy, ale także wprowadziły zupełnie nowe metody zarządzania przepływem osób i bezpieczeństwem w czasie kryzysowym. Przeanalizowanie tego przypadku dostarcza cennych wniosków na temat roli technologii w przekształcaniu tradycyjnych przemysłów i podkreśla, jak innowacyjne podejście do zarządzania bezpieczeństwem może przynieść wymierne korzyści.

STUDIUM PRZYPADKU

Spółka Baltic Wood S.A. jest producentem z ponad 20-to letnim doświadczeniem, podłóg drewnianych najwyższej jakości. Obecnie jest podmiotem o zasięgu międzynarodowym – podłogi Baltic Wood są dostępne dla klientów w 52 krajach całego świata.

WYZWANIE I CEL STAWIANY PRZEZ KLIENTA

Firma Baltic Wood zamierzała wdrożyć nowoczesny system Rejestracji Czasu Pracy z możliwością rejestracji Pracy Zdalnej oraz elektronicznego obiegu wniosków pracowniczych np. urlopowych. System RCP z założenia miał bezproblemowo wymieniać dane z systemem Kadrowo – Płacowym Comarch ERP Optima.

Ze względu na charakterystykę produkcji i stawiane wymogi formalne, bardzo duży nacisk położono na bezprecedensowe zadbanie o bezpieczeństwo pracowników oraz osób postronnych – gości i kontrahentów. Firma Baltic Wood poszukiwała na rynku kompleksowego rozwiązania, które spełni jej oczekiwania trafiając w końcu na ofertę Polsystem.

Oczekiwania przed planowanym wdrożeniem w kontekście podniesienia bezpieczeństwa były wysokie i dotyczyły przede wszystkim uszczelnienia zakładu w kontekście ruchu osobowego i pojazdów oraz znaczące usprawnienie procesu ewakuacji. Ze względu na duży obszar działalności, każda zaoszczędzona minuta podczas próbnych i ewentualnych faktycznych ewakuacji, była w stanie znacząco podnieść bezpieczeństwo osób znajdujących się na terenie obiektu.

Dotychczas stosowane („analogowe” i ręczne) rozwiązania sprawdzały się, jednak nie były optymalne, czasochłonne i były obarczone błędem „czynnika ludzkiego”. Próbne ewakuacje i ćwiczenia wraz z Państwową Strażą Pożarną mają miejsce co najmniej raz w roku i są podyktowane nie tylko względami bezpieczeństwa zakładu ze względu na pracę z materiałami łatwopalnymi, ale również przepisami prawa zakresu ochrony PPoż., a ich cel to praktyczne sprawdzanie przebiegu i organizacji bezpiecznej ewakuacji. Dotychczasowy przebieg ewakuacji opierał się głównie na zbieraniu danych o ilości osób będących w strefie zagrożonej przez Kierownika Ewakuacji na podstawie papierowych list obecności na poszczególnych obszarach produkcyjnych oraz informacji od Pracowników Ochrony ile osób z poza firmy (gości, kontrahentów, kierowców) znajduje się na zakładzie. Liczba tych dodatkowych osób jak kontrahenci czy goście, może wynosić dziennie nawet około 50 osób. W zarządzaniu ewakuacją brało udział wiele osób, które fizycznie musiały zliczać pracowników i raportować ich stan do Kierownika Ewakuacji, np. na każdym piętrze biurowca musieli wykonywać to wyznaczeni kierownicy.

ZASTOSOWANE ROZWIĄZANIA

Realizacja założonego celu wiązała się nie tylko z modernizacją istniejących urządzeń jak szlabany, które zostały podłączone za pomocą kontrolerów do Systemu KD, ale także z dostawą nowych – bramek obrotowych na portiernię służących uszczelnieniu ruchu osobowego oraz rejestratorów czasu pracy na produkcję, które zostały zamontowane w kilkudziesięciu obszarach przedsiębiorstwa. W ramach rozwiązań sprzętowych dostarczono także kamery do Wideorejestracji oraz Infokioski pracownicze umożliwiające składanie on-line m.in. wniosków urlopowych oraz wniosków o zlecanie i odbiór nadgodzin przez pracowników produkcyjnych. Co pozwoliło na całkowite wyeliminowanie formy papierowej wniosków oraz przyśpieszyło akceptację wniosków przez przełożonych. Ponadto poprzez Infokioski i aplikację WebInfo, pracownicy uzyskali szybki dostęp do wielu informacji ich dotyczących jak np. aktualne grafiki, ważność badań i szkoleń, informację o nadgodzinach czy dostępnych limitach urlopów.

Oprogramowanie systemu RCP zostało wdrożone nie tylko w Dziale Personalnym, ale także na wydziałach, gdzie kilkudziesięciu kierowników zarządza czasem pracy ~ 400 podwładnych. W ramach systemu kierownicy i liderzy odgrywają także istotną rolę w procesie akceptacji wniosków pracowniczych, poprzez platformę WebInfo oraz e-kierownika [JW1] Dodatkowo system RCP został zintegrowany z system KP ERP Optima, w celu usprawnienia przepływu danych i uniknięcia wielu błędów rozliczeń.

BEZPIECZEŃSTWO PODCZAS EWAKUACJI

Na rozwiązanie, które podniosło bardzo istotnie poziom bezpieczeństwa i usprawniło proces ewakuacji, wpłynęły wspomniane składniki sprzętowe systemu RCP/KD doposażone w fizyczne punkty rejestracji w miejscach zbiórki ewakuacji. Dzięki Księdze Gości wszyscy goście, kontrahenci, pracownicy tymczasowi (pracujący na umowę zlecenie) czy pracownicy, którzy np. zapomnieli swoich kart dostępu – otrzymują karty tymczasowe, aby były zaewidencjonowane w systemie. Przejazd przez szlabany także jest ewidencjonowany i objęty odpowiednimi procedurami, np. pracownicy VIP, dysponują specjalnymi, identyfikowalnymi pilotami umożliwiającymi im przejazd przez bramę bez zatrzymywania, natomiast osoby postronne muszą przejść przez portiernię.

Na portierni zastosowano sprzętowo – programowe rozwiązanie automatyzujące wydruk listy obecności (AWLO). Wydruk ten może być generowany wielokrotnie, także podczas ewakuacji – wówczas osoby zagrożone będą widniały w określonych strefach zakładu (w zależności, gdzie dokonały ostatniej rejestracji), a osoby bezpieczne będą widoczne w innej strefie – ewakuacyjnej.

Ostatnim, bardzo istotnym składnikiem Zintegrowanego Systemu Zarządzania Ewakuacją, jest aplikacja na smartphone – MLE (Mobilna Lista Ewakuacyjna). Jej zastosowanie umożliwia jeszcze sprawniejsze zarządzanie osobami zagrożonymi i bezpiecznymi, także takimi, które z różnych przyczyn mogły zagubić lub zapomnieć swojego identyfikatora. Aplikacja uruchomiona na urządzeniu mobilnym wyposażonym w czytnik kart bardzo znacząco podnosi i usprawnia przebieg ewakuacji.

KORZYŚCI I UZYSKANE USPRAWNIENIA

• Zastosowanie kart dostępu (1 karta dla pracownika), dla wielu celów: RCP, KD, SZE, InfoKioski.
• Możliwe w przyszłości wykorzystanie tych samych kart, np. w mierzeniu wydajności (Zlecenia produkcyjne).
• Usprawniono i wyeliminowano błędy w przesyłaniu danych pomiędzy systemem RCP a systemem KP.
• Wprowadzone usprawnienie dot. listy obecności, spowodowało, że w procesie ewakuacji goście i kontrahenci nie widnieją już tylko jako liczba, ale znamy ich dokładnie, wiemy gdzie przebywają na terenie zakładu, a pozostawiony kontakt telefoniczny pozwala bardzo szybko skontaktować się z taka osobą gdyby nie dotarła do punktu ewakuacji ponadto lista jest bardziej precyzyjna w odniesieniu do pracowników firmy.
• Zliczanie osób podczas ewakuacji, zostało skrócone z wartości ponad 20-to minutowej do mniej niż 5 minut, co daje nam 4-krotne skrócenie procesu
• Tak istotne skrócenie procesu ewakuacji, poza oczywistym, diametralnym podniesieniem bezpieczeństwa, powoduje także zauważalne korzyści finansowe – łatwo policzyć, że skrócenie procesu o 15 minut/1 osobę, w skali firmy kilkusetosobowej, daje skumulowaną oszczędność czasu nieprodukcyjnego liczonego w dziesiątkach roboczogodzin i to tylko podczas 1 próby ewakuacyjnej.
• W przyszłości system kontroli dostępu może zostać rozbudowany o dodatkowe strefy, co pozwoli dodatkowo poprawić jakość danych (kto, gdzie ostatnio przebywał)