Ewidencja czasu pracy to jeden z podstawowych obowiązków każdego pracodawcy, wynikający z przepisów prawa pracy. Stanowi ona nie tylko formalność, ale również kluczowe narzędzie umożliwiające prawidłowe rozliczanie wynagrodzeń, przestrzeganie norm czasu pracy oraz zarządzanie zasobami ludzkimi. Czym właściwie jest i dlaczego warto mieć ją w swojej firmie?
Czym jest ewidencja czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy to narzędzie służące do rejestrowania i monitorowania czasu, jaki pracownik poświęca na wykonywanie obowiązków zawodowych. Skupia się ona zatem na aspektach czasowych względem obowiązków podwładnych. Jest to kluczowy element zarządzania zasobami ludzkimi w firmie, który pomaga zarówno pracodawcom, jak i pracownikom.
Dzięki niej można z łatwością rozliczyć podwładnego z jego pracy, naliczyć dodatkowe świadczenia, jeśli takowe przysługują, jak również oczywiście wyliczyć wynagrodzenie.
Uproszczona ewidencja czasu pracy
Uproszczona ewidencja czasu pracy to alternatywna forma rejestrowania aktywności pracowników. Uznaje się ją za najprostsze dokumentowanie aktywności pracowników. Jak sama nazwa wskazuje, obejmuje ona jedynie podstawowe dane wymagane przez przepisy prawa. Stosuje się ją w określonych przypadkach. Przykładem takiej sytuacji jest zatrudnienie na umowę zlecenie, albo gdy przepisy nie nakładają obowiązku szczegółowego monitorowania godzin pracy.
W jej skład wchodzą:
- Urlopy i zwolnienia,
- Zestawienie dni pracy,
- Wolne od pracy,
- Dni usprawiedliwionej nieobecności.
Ewidencja czasu pracy – Co powinno się w niej znaleźć?
Jak można się domyślać, klasyczna ewidencja czasu pracy zawiera więcej elementów niż jej uproszczony odpowiednik. W jej składzie powinny znaleźć się elementy, takie jak:
- Przepracowane godziny z dokładnym momentem rozpoczęcia, jak i zakończenia zmiany,
- Liczba przepracowanych nadgodzin,
- Przepracowane godziny w porze nocnej,
- Rodzaje i wymiary zwolnień z pracy,
- Rodzaje i wymiary nieobecności w firmie,
- Wymiary nieusprawiedliwionych nieobecności,
- Dni wolne od pracy wraz z uzasadnieniem ich udzielania,
- Praca w dni wolne i święta.
Ewidencja czasu pracy – Obowiązki pracodawcy
Oczywiście pracodawca również ma pewne obowiązki względem ewidencji czasu pracy. Wszystko dlatego, że ta musi być prowadzona w sposób systematyczny i rzetelny, aby w każdej chwili mogła służyć jako dowód w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Braki lub nieprawidłowości w jej prowadzeniu mogą skutkować sankcjami prawnymi.
Z tego też względu warto postawić na przydatne i jednocześnie ogromnie wygodne narzędzie, jakim jest system RCP. Jego wykorzystanie pomoże sprawnie ewidencjonować czas pracy, ale i upraszczać codzienne życie firmy.
Forma ewidencji czasu pracy
Ewidencja czasu pracy może być prowadzona w różnych formach, w zależności od potrzeb i specyfiki firmy. Przepisy prawa pracy w Polsce nie określają jednej obowiązującego typu prowadzenia ewidencji, co daje pracodawcom pewną elastyczność w wyborze najlepszego rozwiązania.
Do rodzajów ewidencji czasu pracy należą:
- Tradycyjna (papierowa),
- Elektroniczna (cyfrowa),
- Aplikacje,
- Grafiki czasu pracy,
- Systemy rejestracji wejść i wyjść.
Ile należy przechowywać ewidencję czasu pracy?
Jak powszechnie wiadomo, pracodawca ma obowiązek przechowywania ewidencji czasu pracy. Takie dokumenty powinny być przetrzymywane zarówno przez cały okres zatrudnienia, jak również przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy z danym pracownikiem. Należy mieć jednak na względzie, że gdy pracodawca przechowuje papierowe dokumenty, to muszą być one przez cały ten okres być chronione przed zniszczeniem.