Wiele firm decyduje się na wykorzystaniu równolegle rozmaitych systemów związanych z bezpieczeństwem budynku przedsiębiorstwa i zarządzaniem personelem. Często jednak sprawia to, że liczba identyfikatorów na jednego pracownika się powiększa z powodu odmiennych procedur i baz danych. Nic dziwnego, że coraz więcej firm decyduje się na połączenie systemu rejestracji czasu pracy z kontrolą dostępu. Dzięki temu pracownik korzysta z kilku systemów jednym identyfikatorem.
Jedna karta pracownicza do RCP i kontroli dostępu – Na czym polega takie rozwiązanie?
Jak już zostało to wstępnie nakreślone, łącznie systemu RCP oraz KD jest oparte na wykorzystywaniu jednego identyfikatora do realizacji kilku funkcji jednocześnie. Takim identyfikatorem może być karta wstępu, aplikacja mobilna, czy też brelok RFID. Oczywiście zależy to tutaj od tego, z czego korzysta dane przedsiębiorstwo.
Za sprawą takowego podwójnego identyfikatora można:
- Dokonywać rejestracji wejść i wyjść,
- Identyfikować wybranego użytkownika w systemie,
- Otwierania drzwi, bramek, szlabanów objętych dostępem,
- Przyznawać i weryfikować uprawnienia dostępowe.
W rezultacie wspomnianej powyżej fuzji systemowej dane są przechowywane w jednej bazie lub systemach, które funkcjonują, wymieniając ze sobą informacje. Dzięki temu administrator nie jest zmuszony do wielokrotnego wprowadzania tych samych danych do różnych od siebie narzędzi.
Kiedy warto połączyć system RCP z kontrolą dostępu?
Istnieją konkretne sytuacje, w których łączenie systemu RCP z systemem kontroli dostępu jest trafnym rozwiązaniem. Przede wszystkim ta integracja należy do korzystnych zagrań, kiedy to organizacje posiadają w budynkach wiele stref o różnych stopniach dostępu. Innym adekwatnym momentem do tego połączenia jest, to gdy firma zatrudnia sporą ilość pracowników.
Jest to równie trafne rozwiązanie, kiedy organizacja już korzysta z obydwu wspomnianych systemów, ale także wtedy, gdy często dochodzi do zmian kadrowych. Fuzja RCP z SKD jest dobrym działaniem także w przypadku poświęcania przez administrację zbyt dużej ilości czasu na aktualizacje danych w kilku systemach.
Łączenie systemów to również doskonały wybór wtedy, gdy ilość danych wprowadzanych ręcznie narażona jest na ryzyko błędów. Korzyści z decyzji o złączeniu tego duetu będą widoczne zarówno w zakładach produkcji, magazynach, biurach, jak i obiektach związanych z użytecznością publiczną.
Jak wspólny system ułatwia zarządzanie pracownikami?
Nie da się ukryć, że jedną z najważniejszych zalet w kontekście integracji systemów jest centralizacja zarządzania. Nie musicie obsługiwać pracowników z poziomu wielu panelów – zamiast tego wystarczy wam jedna aplikacja. Dzięki temu dodanie pracownika do systemu wymaga tylko jednokrotnego wprowadzania danych.
Ponadto ewidencja personelu staje się łatwiejsza do prowadzenia, natomiast zmiana stanowiska automatycznie aktualizuje zakres uprawnień. W przypadku, gdy dojdzie do odejścia pracownika, możecie ekspresowo dezaktywować jego identyfikator, zabierając mu dostęp do wszystkich stref w budynku.
W rezultacie tych możliwości zachowujecie spójność danych, a to pozwala na ograniczenie ryzyka pozostawienia aktywnych uprawnień tym osobom, które nie powinny już z nich korzystać.
Jakie dane i uprawnienia można obsługiwać z jednego miejsca?
Zakres danych, którymi możecie zarządzać z poziomu integracji, jest zależny od konkretnego systemu. Najczęściej jednak mieści w sobie możliwości tj.:
- Status aktywność pracowników,
- Sprawdzenie przypisanego identyfikatora,
- Uprawnienia do otwierania wybranych stref czy pomieszczeń,
- Historię wejść i wyjść,
- Dane identyfikacje należące do personelu,
- Harmonogramy,
- Informacje powiązane z RCP.
W wielu przypadkach istnieją także udogodnienia, jak choćby tworzenie grup pracowników i udzielanie im konkretnych poziomów dostępu do wybranych stref. Ta opcja jest bardzo pomocna przy zarządzaniu większą organizacją.
Karta pracownicza jako identyfikator, rejestrator czasu i klucz do pomieszczeń
Jak już nadmieniliśmy wielokrotnie, jedna karta może spełniać wiele funkcji jednocześnie. Co to oznacza dla pracownika? Przede wszystkim jest to wygoda, ponieważ nie musi pamiętać o noszeniu ze sobą kilku kart, pamiętając o ich zastosowaniu – wszystko ma pod ręką.
Co ciekawe, przy integracji kontroli dostępu i RCP po przyłożeniu identyfikatora do czytnika można na przykład potwierdzić tożsamość użytkownika, czy sprawdzić uprawnienia dostępu. Co więcej, można wówczas również zarejestrować zdarzenie związane z czasem pracy np. wejście, czy wyjście.
Istnieje także możliwość nadania dostępu lub zablokowania go przy wejściu do wybranej strefy. W rezultacie proces identyfikacji pracownika jest szybki, a z perspektywy użytkownika można powiedzieć, że nawet niezauważalny.
Na co uważać przy wdrażaniu wspólnego systemu RCP i KD?
Oczywiście przy takich tematach, mimo korzyści z nich płynących, pojawiają się również kwestie, które trzeba przemyśleć, czy też zwrócić na nie uwagę. Podczas dokonywania wyboru przy integracji systemu RCP i KD, sprawdźcie:
- Kompatybilność systemów ze sposobem funkcjonowania firmy,
- Skalowalność systemu na przyszłość,
- Opcję personalizacji narzędzia pod potrzeby przedsiębiorstwa,
- Poziom zabezpieczenia danych, czy uprawnień,
- Jak wyglądają procedury wydawania i blokowania identyfikatorów,
- Kwestię integracji z wykorzystywanym w organizacji oprogramowaniem kadrowym.
Istotne jest także określenie, które zdarzenia wykorzystuje się do ewidencji czasu pracy, a które są związane z kontrolą dostępu. Dzięki temu unikniecie nieporozumień powiązanych z rozliczaniem obecności personelu.
Kiedy jedna karta nie wystarczy i potrzebna jest szersza integracja?
W nieco bardziej rozbudowanych firmach integracja kontroli dostępu z systemem rejestracji czasu pracy może nie być wystarczającym ruchem. Nie bez powodu organizacje coraz częściej decydują się na połączenie wielu systemów w spójną całość.
Mowa o integracjach z systemami kadrowo-płacowymi, automatyką budynkową, ale także zarządzaniem gośćmi i kontrahentami. Do tego dochodzi kwestia dodania monitoringu wizyjnego, czy systemów alarmowych. Wówczas karta pracownika staje się jednym z elementów wchodzących w skład większego środowiska zarządzania organizacją pracy i bezpieczeństwem.
Podsumowanie – Jeden system to mniej błędów i łatwiejsza administracja
System rejestracji czasu pracy w połączeniu z kontrolą dostępu może przynieść wiele korzyści dla waszej firmy. Dzięki nim uprościcie sporo procesów administracyjnych, co idealnie definiuje identyfikator o wielu zastosowaniach. Centralne zarządzanie z tytułu tej fuzji umożliwia łatwiejsze nadawanie uprawnień, kontrolowanie dostępu do wybranych stref, czy aktualizowanie danych.
Jeśli chodzi o to, kto zyskuje najwięcej przy tej integracji, to są to rzecz jasna organizacje dążące do m.in. sprawnego zarządzania personelem, zwiększeniem przejrzystości procesów powiązanych z bezpieczeństwem i ewidencją czasu pracy. Jeżeli mowa o was, to koniecznie sprawdźcie nasz system RCP i jego możliwości.