Cyfrowa transformacja w obszarze HR coraz częściej zaczyna się od uporządkowania podstawowych procesów. Jednym z nich jest ewidencja czasu pracy – kluczowa zarówno dla działów kadr i płac, jak i dla menedżerów oraz zarządu. Dobrym przykładem skutecznego wdrożenia nowoczesnych rozwiązań jest współpraca Polsystem z firmą Tekra Sp. z o.o.
Wyzwanie: ręczna ewidencja czasu pracy i przeciążony dział HR
Tekra Sp. z o.o. to firma specjalizująca się w produkcji wysięgników i komponentów do dźwigów, zatrudniająca ponad 300 pracowników. Dynamiczny rozwój organizacji sprawił, że dotychczasowy, ręczny sposób ewidencji czasu pracy przestał być wystarczający.
– Przed współpracą z nami firma Tekra mierzyła się z wyzwaniem czasochłonnej i podatnej na błędy ręcznej ewidencji czasu pracy. W okresach rozliczeniowych dział HR spędzał godziny na przepisywaniu danych i przygotowywaniu raportów, co odciągało uwagę od zadań strategicznych – mówi Joanna Kaczuk, Key Account Manager w Polsystem.
Duża liczba pracowników, zmienność grafików oraz konieczność przygotowywania zestawień zgodnych z przepisami prawa pracy powodowały, że proces był nie tylko czasochłonny, ale również obarczony ryzykiem błędów.
Decyzja: wdrożenie systemu RCP
Chcąc usprawnić pracę działu HR, zwiększyć przejrzystość danych i ograniczyć ręczne czynności administracyjne, firma Tekra zdecydowała się na wdrożenie systemu Rejestracji Czasu Pracy (RCP) we współpracy z Polsystem.
Celem było nie tylko przyspieszenie rozliczeń, ale również stworzenie solidnej bazy danych, która wspierałaby bieżące decyzje kadrowe i organizacyjne.
Efekty: realna oszczędność czasu i większa kontrola
Wdrożenie systemu RCP szybko przyniosło wymierne rezultaty.
– Obecnie proces rozliczania czasu pracy jest szybszy i bardziej efektywny, dzięki czemu dział kadr oszczędza czas na inne czynności. Szacuję, że dzięki systemowi czas pracy działu HR w obszarze ewidencji czasu pracy skrócił się o ok. 40–50%. W praktyce oznacza to oszczędność kilkunastu godzin miesięcznie, szczególnie w okresach rozliczeniowych – podkreśla Marta Łabiszewska, Kierownik ds. Kadr i Płac w firmie Tekra.
Najważniejsze korzyści z wdrożenia systemu RCP to:
- Automatyczne rejestrowanie czasu pracy, eliminujące ręczne przepisywanie danych
- Oszczędność 40–50% czasu pracy działu HR w obszarze ewidencji – kilkanaście godzin miesięcznie
- Walidacja danych zgodnie z przepisami prawa pracy, co ogranicza błędy i ryzyko nadużyć
- Dostęp do danych w czasie rzeczywistym, ułatwiający monitorowanie obecności, absencji i nadgodzin
Raportowanie w kilka minut zamiast kilku godzin
Istotnym usprawnieniem okazało się również automatyczne raportowanie.
– Kolejną zaletą jest możliwość generowania zbiorczych raportów czy podsumowań. Zbiorcze raporty generujemy obecnie raz w tygodniu oraz dodatkowo na koniec okresu rozliczeniowego. Wcześniej ich przygotowanie zajmowało nawet 2–3 godziny, dziś jest to kwestia kilku minut, ponieważ raporty tworzone są automatycznie – dodaje Marta Łabiszewska.
Dzięki temu dział HR może skupić się na zadaniach o większej wartości – pracy z ludźmi, rozwoju kompetencji czy wsparciu menedżerów.
Czy Twoja organizacja jest gotowa na automatyzację?
Historia firmy Tekra pokazuje, że automatyzacja ewidencji czasu pracy to nie tylko oszczędność czasu, ale także większa przejrzystość, bezpieczeństwo danych i lepsza jakość decyzji.
Jak dziś wygląda ewidencja czasu pracy w Twojej organizacji?
Czy cyfrowe narzędzia mogłyby realnie odciążyć dział HR i uporządkować procesy kadrowe?
Jeśli chcesz sprawdzić, jak system RCP może działać w Twojej firmie – porozmawiajmy.
Skontaktuj się z nami:
biuro@polsystem.pl
+48 71 123 45 67
