LOKATA W CZAS
W NATURZE CZŁOWIEKA LEŻY PORZĄDKOWANIE I OPTYMALIZOWANIE DZIAŁAŃ. WÓWCZAS CZĘSTO, WRĘCZ Z ZEGARMISTRZOWSKĄ DOKŁADNOŚCIĄ, SKUPIAMY SIĘ NA NAJDROBNIEJSZYCH DETALACH, GUBIĄC W TYM SAMYM CZASIE OBRAZ CAŁOŚCI.
Jednym z takich przykładów był nasz klient działający w branży produkcji spożywczej, który zgłosił się z potrzebą przeanalizowania jego sytuacji i przygotowania dla niego systemu usprawniającego obsługę dotowanych posiłków regeneracyjnych dla kilkuset pracowników.
Potrzeba wynikała z tego, że jego personel pracował w niskich temperaturach, w trybie trzyzmianowym, siedem dni w tygodniu – „analogowa” obsługa standardowych i szczególnych sytuacji bez odpowiedniego narzędzia w opinii zarządu działała dobrze, ale angażowała czas kilku osób oraz była obarczona istotnymi kosztami cateringu – ilości planowanych posiłków bywały niepoprawne. Dlatego zarząd postanowił zoptymalizować ten proces, licząc przy tym na oszczędności.
Na etapie analizy i projektowania rozwiązania docelowego pojawiły się pierwsze problemy natury organizacyjnej i nieprawidłowe działanie dotychczasowych systemów.
Okazało się, że ówczesne rozwiązanie opierało się głównie na skrupulatnej, ręcznej synchronizacji danych przez dział personalny. Ponadto części istotnych informacji w ogóle nie weryfikowano – posiłki były wykorzystywane zarówno przez osoby w ogóle do tego nieuprawnione, jak i nieuczciwych pracowników, którzy przychodzili do firmy poza harmonogramem tylko po to, żeby skorzystać z bezpłatnych usług firmowej kantyny. Lista problemów do rozwiązania zaczęła piętrzyć się niczym wnioski urlopowe w czerwcu.
NOWĄ PROPOZYCJĄ SYSTEMOWĄ w wyniku wykonanej analizy był model, który spełni funkcje systemu rejestrującego czas pracy, kontrolującego dostęp pracowników wraz z uszczelnieniem terenu zakładu, obsługującego gości oraz umożliwiającego wydawanie zarówno pracownikom, jak i gościom dotowanych przez zakład posiłków. Dzięki zastosowanym rozwiązaniom uprawnionymi do pobrania posiłku stali się tylko pracownicy, którzy w danym dniu mieli pracować oraz spełnili dodatkowe kryteria, jak na przykład minimalny przepracowany czas w danym dniu. Idąc za ciosem, zaczęliśmy optymalizować kolejną płaszczyznę – obsługę wniosków pracowniczych, których obieg dotychczas był analogowo-papierowy i bardzo czasochłonny. Po wprowadzeniu systemu e-WU wniosek o urlop, pracę zdalną, delegację czy nadgodziny pracownik mógł złożyć, nie wychodząc z domu, poprzez przeglądarkę internetową lub aplikację w swoim telefonie. Dodatkowo zaproponowaliśmy zoptymalizowanie częstych próbnych ewakuacji, stosując automatyczny wydruk listy obecności (AWLO) oraz Mobilną Listę Ewakuacyjną (aplikacja na telefon/tablet).
Cały system, mimo, że znacząco przekraczał początkowy planowany budżet na obsługę kantyny, generował na tyle duże oszczędności czasowe na wielu płaszczyznach, od działu personalnego, poprzez zarządzanie produkcją, na utrzymaniu ruchu kończąc, że ogólne moce wytwórcze wzrosły o kilka procent.
Szczegółowe podsumowanie inwestycji było nie mniej interesujące. Wprowadzenie systemu kontroli wydawania posiłków z użyciem narzędzia „Kantyna” spowodowało zwrot inwestycji w to rozwiązanie już w trakcie drugiego miesiąca jego działania, generując w kolejnych miesiącach oszczędności na poziomie kilkudziesięciu tysięcy miesięcznie.
168 TYS. ZŁ rocznie traci przeciętna stuosobowa firma z powodu braku wydajnego systemu do zarządzania czasem pracy.
PRZEPROWADZANIE PRÓBNYCH alarmów ewakuacyjnych, dzięki ich sprawniejszemu przebiegowi (krótszemu o kilkadziesiąt procent w stosunku do sytuacji wcześniejszej) spowodowało zwrot już po pierwszej próbie za sprawą dużo krótszej przerwy w pracy produkcji niż dotychczas.
Najistotniejszy moduł, czyli zaawansowany system RCP, zwrócił się w mniej niż pięć miesięcy, dzięki podniesieniu dyscypliny pracy, całkowitej eliminacji błędów ludzkich, precyzji liczenia czasu (na przykład nadgodzin) oraz integracji z systemem kadrowo-płacowym. A niewymierne korzyści, jak poprawa bezpieczeństwa na terenie obiektu, automatyczne weryfikowanie planu pracy i rozliczeń pod kątem Kodeksu Pracy i uratowanie, dzięki elektronicznej platformie działu kadr tonącego w papierowych wnioskach, wyjątkowo dobrze wpłynęły na morale zespołu i poprawę komfortu pracy.
Widząc dotychczasowe korzyści, zarząd postanowił zainwestować w rozszerzenie funkcjonalności i zbieranie szerszych danych poprzez rozliczenia strefowe oraz pracę na zlecenie. Umożliwiły one pomiar czasu w danym obszarze produkcyjnym i pod konkretne zamówienia, a dane trafiały bezpośrednio do systemów ERP i działu kontrolingu.
I tak apetyt na modernizację działania zakładowej stołówki zmienił się w ważną inwestycję o bardzo szybkim zwrocie z inwestycji. Dzięki temu firma ta zasiliła listę naszych zadowolonych klientów, a my nauczyliśmy się, jak patrzeć na sprawy szerzej, nie bojąc się kwestionować wykutych w marmurze przekonań. Do czego zachęcamy również Ciebie: kwestionuj oczywiste.
Wydatek nie musi oznaczać jedynie koszty, a mrówcza ręczna praca bywa mniej pomocna niż przemyślana, wydajna praca z odpowiednimi narzędziami.