Ewidencja czasu pracy to obowiązek każdego pracodawcy. Pozwala m.in. na ustalenie odpowiedniej wysokości wynagrodzenia pracownika na podstawie przepracowanej, ale i świadczeń za dodatkową pracę poza obowiązkowym wymiarem godzin. Czym jest i jak poprawnie ją prowadzić? Tego dowiecie się w poniższym artykule.
Ewidencja czasu pracy – Co to takiego?
Dokument, jakim jest ewidencja czasu pracy, pracodawca prowadzi dla każdego zatrudnionego pracownika. Mieści on w sobie informacje dotyczące przepracowanych przez niego godzin, nadgodzin, pracy w porze nocnej, dyżurów, a także wszelkich nieobecności usprawiedliwionych, jak i nieusprawiedliwionych. W rezultacie umożliwia rozliczenie wynagrodzenia oraz innych świadczeń pracowniczych, tj. dodatki za nadgodziny czy pracę w takcie dni wolnych.
Prowadzenie takiej ewidencji ma także na celu kontrolę przestrzegania prawa pracy. Dokumentacja ta może być weryfikowana przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP), która ocenia, czy pracodawca wywiązuje się ze swoich obowiązków. Może być ona prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, co zależy od przyjętych rozwiązań w firmie.
Co musi się znaleźć w ewidencji czasu pracy?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami zawartymi w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej dotyczącego dokumentacji pracowniczej, obowiązującymi od 1 stycznia 2019 roku, w ewidencji czasu pracy powinny znaleźć się elementy tj.:
- Liczba przepracowanych godzin wraz z godziną rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- Informacje o godzinach nadliczbowych,
- Dane dotyczące pracy w porze nocnej,
- Wykaz dni wolnych od pracy wraz z podaniem podstawy ich udzielenia (np. odbiór za pracę w niedzielę),
- Rodzaj i wymiar zwolnień od pracy (np. opiekuńczych, z powodu działania siły wyższej),
- Wykaz usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności,
- Godziny pełnionych dyżurów wraz z miejscem, rozpoczęciem i zakończeniem,
- Czas pracy młodocianych odbywających przygotowanie zawodowe.
Co więcej, od kwietnia 2023 roku do dokumentacji tej dołącza się także niektóre wnioski pracownika. Wśród nich znajduje się na przykład urlop opiekuńczy czy zwolnienie od pracy w nagłych sytuacjach losowych.
Jak wypełniać ewidencję czasu pracy?
Prawidłowe wypełnienie ewidencji czasu pracy pozwala na właściwie rozliczenie pensji oraz na kontrolę przestrzegania norm dotyczących odpoczynku i dopuszczalnej liczby godzin pracy. Wypełnienie jej powinno wyglądać następująco:
- Indywidualnie dla każdego pracownika – Każdy zatrudniony musi mieć odrębną kartę ewidencji, niezależnie od rodzaju umowy,
- Dokładne godziny pracy – Należy wypisywać godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, weryfikując m.in. odpoczynek dobowy, tygodniowy oraz ewentualne nadgodziny,
- Nadgodziny i praca w nocy – Powinno się oznaczać godziny nadliczbowe oraz pracę w porze nocnej, aby prawidłowo naliczyć dodatki lub czas wolny,
- Dni wolne od pracy – Należy wskazać, które dni były wolne oraz z jakiego powodu np. odbiór za pracę w święto, harmonogram pracy,
- Dyżury – W przypadku ich wystąpienia, wpisuje się liczbę godzin dyżuru, miejsce jego pełnienia oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia. Jest to podstawa do rozliczeń finansowych lub udzielenia czasu wolnego,
- Urlopy i inne zwolnienia – Każda nieobecność musi być oznaczona z podaniem rodzaju tj.: urlop wypoczynkowy, chorobowe, urlop opiekuńczy, zwolnienie z powodu siły wyższej itp.,
- Nieobecności nieusprawiedliwione – Muszą być wyraźnie zaznaczone, ponieważ wpływają na wysokość wynagrodzenia,
- Pracownicy młodociani – Jeśli zatrudniony jest młodociany, trzeba wykazać jego czas pracy zgodnie z ograniczeniami i zasadami przygotowania zawodowego,
- Forma prowadzenia – Ewidencja może być prowadzona w formie papierowej tabeli lub w systemie elektronicznym. Nie ma jednego narzuconego wzoru, ale dokument musi zawierać wszystkie wymagane informacje.
Symbole w ewidencji czasu pracy
W ewidencji czasu pracy często stosuje się symbole zamiast pełnych opisów poszczególnych elementów. Nie ma jednak ich obowiązkowy zestaw, jednak pracodawca może je ustalić samodzielnie i opisać. Dzięki takiemu działaniu dokument jest zwięzły i dużo bardziej przejrzysty. Do przykładów takich oznaczeń zaliczamy np.:
- CH lub L4 – zwolnienie chorobowe,
- UB – urlop bezpłatny,
- UŻ – urlop na żądanie,
- UM – urlop macierzyński,
- NN – nieobecność nieusprawiedliwiona.
Papierowa vs. elektroniczna ewidencja czasu pracy
Jak wspomnieliśmy, ewidencję czasu pracy można prowadzić zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Oba rozwiązania mają swoje pozytywne, jak i negatywne strony. Poniżej prezentujemy ich zestawienie.
Forma ewidencji | Zalety | Wady |
|---|---|---|
Papierowa | – Łatwa do wdrożenia, nie wymaga dodatkowych narzędzi – Trafne rozwiązanie w małych firmach – Dokumenty dostępne bez sprzętu elektronicznego | – Spore ryzyko pomyłek przy ręcznym wpisywaniu danych – Uciążliwa archiwizacja i przechowywanie zajmujące przestrzeń – Czasochłonna, szczególnie przy większej liczbie pracowników – Mała przejrzystość w przypadku kontroli |
Elektroniczna | – Automatyczna rejestracja godzin pracy i nieobecności – Szybkie tworzenie raportów, zestawień i analiz – Łatwe monitorowanie nadgodzin i spóźnień – Dostęp online dla działu kadr i menedżerów – Oszczędność miejsca poprzez brak dokumentacji papierowej – Możliwość integracji z systemami kadrowo-płacowymi – Zwiększona przejrzystość i dokładność danych | – Koszty wdrożenia systemu tj. sprzęt, oprogramowanie – Konieczność przeszkolenia pracowników – Ryzyko awarii technicznej |
Jak widać, elektroniczne rozwiązanie zawiera w sobie dużo więcej plusów. Poszukując najlepszej wersji tego rozwiązania, polecamy skorzystać z systemu RCP od Polsystem. Oferuje on wszystkie powyższe zalety i jeszcze więcej możliwości.
Przechowywanie ewidencji czasu pracy do kontroli
Pracodawca ma obowiązek przechowywania ewidencji czasu pracy przez cały okres zatrudnienia pracownika, a następnie przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygaśnięciu. Dotyczy to zarówno kart ewidencji, jak i innych dokumentów związanych z rejestrowaniem czasu pracy.
Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku obowiązują inne zasady przechowywania dokumentacji, zależne od daty ich zatrudnienia i wcześniejszych przepisów. W niektórych sytuacjach przepisy szczególne mogą nakładać dłuższy okres przechowywania.
FAQ: Ewidencja czasu pracy
Czy ewidencja czasu pracy i lista obecności to to samo?
Ewidencja czasu pracy nie jest tym samym co lista obecności. Lista wskazuje jedynie obecność pracownika w pracy, natomiast ewidencja zawiera szczegółowe dane potrzebne do rozliczenia i kontroli zgodności z prawem pracy.
Czy ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa?
Tak, zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa dla pracodawcy. Dotyczy to każdego zatrudnionego pracownika bez względu na rodzaj umowy.
Jakie są kary za nieprawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy?
Nieprawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy grozi grzywną nałożoną przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP) wynoszącą od 1000 zł do 30 000 zł na podstawie art. 281 § 1 pkt 5 Kodeksu pracy.
W jakiej formie można prowadzić ewidencję czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy może być prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.