Planowanie urlopu wypoczynkowego to ważny element organizacji pracy, zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Warto wiedzieć, jakie są obowiązujące zasady zgłaszania urlopu, aby uniknąć nieporozumień i móc w pełni cieszyć się zasłużonym odpoczynkiem.
Zgłaszanie urlopu wypoczynkowego – Ile dni wcześniej?
Okazuje się, że Kodeks pracy nie określa dokładnie, ile dni wcześniej trzeba zgłosić urlop wypoczynkowy. Powinien on być natomiast udzielany zgodnie z planem urlopów lub po uzgodnieniu z pracodawcą. W przypadku pierwszego stanu rzeczy taki wniosek powinien wpłynąć najpóźniej na 21 dni przed planowanym rozpoczęciem urlopu.
Jeśli jednak w firmie nie ma planu urlopów, pracownik powinien zgłosić urlop z odpowiednim wyprzedzeniem. Pozwoli ono pracodawcy zorganizować zastępstwa lub pracę w odpowiedni sposób. W praktyce często stosuje się termin 7-14 dni wcześniej, ale to może się różnić w zależności od wewnętrznych ustaleń w przedsiębiorstwie. Warto jednak wychodzić z założenia, że im wcześniej, tym lepiej.
Ile czasu ma pracodawca na rozpatrzenie wniosku urlopowego?
W tym przypadku również mamy do czynienia z brakami w zapisach prawnych. Kodeks pracy nie precyzuje bowiem, ile czasu pracodawca rozpatruje wniosek o urlop wypoczynkowy. Oczywiście przedsiębiorstwo wśród swoich własnych przepisów może ustanawiać zapisy dotyczące tego aspektu.
Co, gdy pracodawca, który nie zareaguje w terminie ustanowionym przez firmę? Może być on wówczas zobowiązany do przyznania urlopu na dni, które wskazał pracownik. W tym przypadku jednak zdarzają się wyjątki, na przykład w sytuacji, gdy dany termin jest niemożliwy do realizacji, jako urlop wypoczynkowy. Warto składać wnioski urlopowe odpowiednio wcześnie, dając czas na ewentualne negocjacje z pracodawcą.
Narzędziem, które może przydać się zarówno w zakresie planu pracy, jak i rozporządzaniu urlopami jest system RCP. Pozwala on na usprawnienie procesu składania wniosku, jego rozpatrywania oraz zarządzania zadaniami personelu na czas urlopu.
Kiedy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu wypoczynkowego?
Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu wypoczynkowego w kilku przypadkach. Przykładowo, jeśli jego udzielenie wpłynęłoby negatywnie na normalne funkcjonowanie firmy lub zakładu pracy może pojawić się odmowa. Takie sytuacje mają miejsce w przypadku zwiększonego zapotrzebowania na pracowników lub ich niedoboru, czy też ważnych zadań do wykonania, które muszą być zrealizowane w okresie planowanego urlopu pracownika.
Jeśli w firmie istnieje plan urlopów, to pracodawca może odmówić udzielenia urlopu, jeśli wniosek pracownika nie jest zgodny z tym planem. Wówczas często zdarza się, że podwładnemu proponuje się inny możliwy termin. Istnieją oczywiście jeszcze inne możliwe sytuacje. Na przykład w przypadku, gdy pracownik nie ma jeszcze nabytych pełnych uprawnień do urlopu, pracodawca może odmówić udzielenia urlopu wypoczynkowego.
W momencie, gdy pracownik zgłosi wniosek zbyt późno, np. w sposób uniemożliwiający organizację pracy, pracodawca może odmówić udzielenia urlopu. Tak jak wspomnieliśmy Kodeks pracy, nie określa jednoznacznie, ile dni wcześniej należy zgłosić urlop. W praktyce jednak stosuje się zasadę zgłaszania urlopu z odpowiednim wyprzedzeniem, aby pracodawca miał czas na organizację pracy.