Prawidłowe prowadzenie listy obecności to obowiązek każdego pracodawcy. Jest to nie tylko kwestia organizacyjna, ale również element zgodności z przepisami prawa pracy. W tym poniższym artykule jasno przybliżamy, czym jest lista obecności, co powinna zawierać i dlaczego coraz więcej firm decyduje się na jej elektroniczną wersję.
Lista obecności pracownika – Czym jest?
Lista obecności to dokument papierowy lub elektroniczny, w którym odnotowuje się codzienną obecność pracowników w miejscu pracy. Może być prowadzona w sposób tradycyjny np. poprzez podpis pracownika na arkuszu wydrukowanym na każdy miesiąc lub w wersji cyfrowej. W drugiej możliwości wykorzystuje się nowoczesne systemy rejestrujące dane automatycznie. Podstawową funkcją listy obecności jest potwierdzenie obecności pracownika danego dnia.
Lista obecności a ewidencjonowanie czasu pracy
Warto zaznaczyć, że lista obecności nie jest tym samym co ewidencja czasu pracy. Ta druga musi zawierać informacje o godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy, pracy w godzinach nadliczbowych czy dyżurach. Do szczegółowego ewidencjonowania czasu pracy doskonale sprawdza się system RCP, który automatycznie rejestruje wszystkie dane w czasie rzeczywistym.
Co musi zawierać lista obecności pracownika?
Jak można się domyślać, istnieje wiele elementów, które powinny się znaleźć na liście obecności pracownika. Wśród nich powinny znajdować się podstawowe dane, takie jak:
- Imię i nazwisko pracownika,
- Datę obecności,
- Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- Podpis pracownika.
W niektórych przypadkach lista może być uzupełniona o dodatkowe informacje, np. godzinę przyjścia i wyjścia, jeśli nie jest prowadzona osobna ewidencja czasu pracy.
Elektroniczna lista obecności pracownika
Wraz z postępującą cyfryzacją procesów kadrowych, tradycyjne listy obecności coraz częściej zastępowane są ich elektronicznymi odpowiednikami. Elektroniczna lista obecności to system, który automatycznie rejestruje dane o obecności pracowników najczęściej za pomocą kart RFID, identyfikatorów, aplikacji mobilnych czy nawet biometrii. Do jej największych zalet zalicza się oczywiście:
- Automatyzację – brak konieczności ręcznego wypełniania dokumentów,
- Dokładność – system precyzyjnie rejestruje czas wejścia i wyjścia,
- Bezpieczeństwo – dane są archiwizowane cyfrowo i nie ulegają zniszczeniu,
- Dostępność – menedżerowie i dział kadr mogą mieć zdalny dostęp do raportów i analiz,
- Integracja – możliwość połączenia z innymi systemami, np. kadrowo-płacowymi.
Dlaczego warto postawić na elektroniczną formę listy obecności?
Przejście z papierowej listy obecności na jej elektroniczny odpowiednik to rzecz jasna nie tylko kwestia wygody. Jest to także inwestycja w nowoczesne i bezpieczne zarządzanie personelem. Firmy, które zdecydowały się na cyfrowe rozwiązania, szybko zauważają oszczędność czasu, większą przejrzystość danych oraz zmniejszenie ryzyka błędów.
Co więcej, elektroniczne systemy obecności mogą być częścią szerszych platform na przykład zintegrowanego systemu zarządzania ewakuacją. W przypadku zagrożenia np. pożaru czy ewakuacji budynku system automatycznie pokazuje, kto znajduje się na terenie obiektu. Takie informacje są oczywiście nieocenione dla służb ratowniczych i znacznie zwiększają bezpieczeństwo pracowników. Ekspert wypowiada się na ten temat następująco:
Firmy coraz częściej zauważają, że ich systemy ewakuacyjne muszą obejmować nie tylko pracowników, ale też odwiedzających. Dzięki Księdze Gości i Zdalnej Awizacji możemy łatwo kontrolować, kto znajduje się w zakładzie w danym momencie. Goście mogą być rejestrowani przy wejściu, a jeśli zajdzie taka potrzeba, ich status można aktualizować również przez MLE – podkreśla Aleksander Nych, Key Account Manager w Polsystem.