Nie da się ukryć, że jeszcze kilka lat temu rejestracja czasu pracy była przede wszystkim kojarzona z terminalem, który znajdował się przy wejściu do firmy. Obecnie coraz więcej organizacji decyduje się na nowocześniejsze rozwiązania, na przykład aplikacji mobilnych. Te sprawdzają się zarówno w pracy stacjonarnej, jak i zdalnej, czy hybrydowej. Czy to oznacza, że terminale nie są już warte uwagi? Niekoniecznie. Wszystko zależy od charakteru waszej działalności.
Mobilna rejestracja czasu pracy – Na czym polega?
Aby jak najlepiej zgłębić wskazany temat, warto skupić się na tym, czym właściwie jest mobilna rejestracja czasu pracy. Działa ona oczywiście za sprawą aplikacji na telefon lub tablet, która ewidencjonuje godziny, w których rozpoczyna się i kończy wykonywanie obowiązków. Bierze także pod uwagę dodatkowe wydarzenia w trakcie pracy, takie jak przerwy.
Nie da się ukryć, że nowoczesne systemy RCP, dają znacznie więcej możliwości niż odbijanie wejść i wyjść. Wśród nich trzeba koniecznie wymienić:
- Ekspresowe generowanie raportów – wystarczy kilka kliknięć, by stworzyć zestawienia dla działów HR, księgowości i kierownictwa.
- Wsparcie dla decentralizacji zadań – usprawnione zarządzanie zespołem. Przypisywanie zadań pracownikom i śledzenie ich postępów.
- Planowanie dni pracy i absencji – łatwe tworzenie grafików biorących pod uwagę wyjazdy służbowe, urlopy, czy wszelkie rodzaju nieobecności.
- Automatyzację ewidencji czasu pracy – brak błędów z powodu ręcznego wpisywania danych, oszczędność czasu i tworzenie listy obecność pracowników w kilka chwil.
- Rozliczanie czasu pracy – zgodność z przepisami prawa pracy i rozliczanie automatyczne godzin bez względu na model zatrudnienia stosowany w firmie.
- Personalizacja pod preferencje firmy – możliwość dostosowania narzędzia do potrzeb organizacji. RCP obsługuje rozmaite modele pracy – podstawowy, zmianowy, elastyczny.
- Konfiguracja pod wewnętrzne zasady – dopasowanie narzędzi do regulaminów i procedur wewnętrznych firmy z zachowanie spójności wobec polityki organizacji.
Za sprawą tych elementów system RCP wspiera zarówno pracodawców, jak i pracowników przedsiębiorstwa.
Aplikacja RCP czy terminal – Czym różnią się oba rozwiązania?
Jeśli chodzi o odmienności między terminalem a aplikacją RCP, to największe różnice znajdziemy w miejscu rejestracji czasu pracy. Przede wszystkim warto zwrócić uwagę na te aspekty:
TERMINAL RCP | APLIKACJA RCP |
Lokalizacja przy wejściu w zakładzie/biurze | Rejestracja czasu pracy z poziomu aplikacji na telefonie lub tablecie |
Obecność potwierdzona przez kartę, odcisk palca, kod PIN, rozpoznawanie twarzy itp. | Potwierdzanie obecności z poziomu systemu w aplikacji bez potrzeby fizycznego pojawiania się w biurze |
Instalacja terminala wymaga zakupu fizycznego urządzenia, jego montażu i konfiguracji | Aplikację wystarczy pobrać, a aktualizacje będą przeprowadzane automatycznie |
Kiedy aplikacja mobilna jest lepsza od terminala RCP?
Jak już wspomnieliśmy, do tematu terminala nie trzeba podchodzić sceptycznie, gdyż wielu przedsiębiorstwach naprawdę się sprawdza. Są jednak takie sytuacje, gdzie aplikacja po prostu lepiej się sprawdza. Idealnym tego przykładem jest oczywiście kwestia organizacji, w której wielu pracowników swoje obowiązki wykonuje zdalnie.
W takich momentach udawanie się do biura tylko po to, by tzw. odbić swoją obecność, jest bezcelowe i zajmuje niepotrzebny czas. Dobrym wyjściem będzie również w sytuacjach, gdy pracownicy nie mają stałej lokalizacji wypełnianych obowiązków. Dobrym ukazaniem tej grupy są oczywiście:
- Agenci nieruchomości,
- Pracownicy budowlani,
- Ekipy montażowe,
- Serwisanci,
- Przedstawiciele handlowi.
Oczywiście nie zapominajmy o opcji, która wspomaga te zawody, czyli bieżące monitorowanie czasu pracy.
Kiedy terminal RCP jest lepszym wyborem?
Terminal RCP wciąż zajmuje swoje miejsce wśród sprawdzonych rozwiązań w przedsiębiorstwach, gdzie wszyscy pracownicy pełnią swoje obowiązki w jednym miejscu. Dobrze sprawdza się to w:
- Dużych biurach,
- Halach produkcyjnych,
- Placówkach medycznych,
- Centrach logistycznych,
- Szkołach,
- Urzędach,
- Fabrykach.
Dzięki istnieniu stałego punktu rejestracji ułatwia się organizację pracy, ale też ogranicza ryzyko błędów, które mogą wyniknąć przy używaniu prywatnych urządzeń. Terminal RCP może być lepszym rozwiązaniem, kiedy trzeba wysoko trzymać poprzeczkę bezpieczeństwa w firmie poprzez kontrolę dostępu do poszczególnych stref.
Praca terenowa, zdalna i hybrydowa – Gdzie sprawdza się mobilna rejestracja?
Zmiana w modelu pracy sprawiła, że coraz więcej przedsiębiorstw potrzebuje rozwiązań umożliwiających ewidencję czasu pracy bez względu na miejsce wykonywania obowiązków przez pracowników. Tak jak już wspomnieliśmy, jest to trafna opcja dla tych, którzy pracują z domu lub wykonują zadania w terenie.
Sprawdzi się również w przypadku pracowników realizujących obowiązki w rozmaitych lokalizacjach, ale także dla osób często podróżujących służbowo, czy tych odwiedzających klientów. Dzięki temu pracodawca otrzymuje aktualne informacje o czasie pracy, a pracownik nie musi korzystać z dodatkowych formularzy ani przesyłać raportów w osobnych systemach.
Jak kontrolować czas pracy bez utrudniania pracy zespołu?
Skuteczna ewidencja czasu pracy nie musi nadmiernie ograniczać personelu pod kątem kontroli. Za sprawą nowoczesnych systemów RCP można przede wszystkim zautomatyzować wiele procesów administracyjnych, ale także ułatwiać kwestię rozliczania czasu pracy. Najlepsze efekty otrzymuje się wtedy, gdy wybrany przez was system jest prosty w obsłudze i nie sprawia, że musicie wykonywać wiele dodatkowych czynności.
To odciążenie, a nie balast. Pracownicy szybciej akceptują system, jeśli jego działanie jest intuicyjne, a rejestracja zajmuje zaledwie kilka sekund. Równie ważne jest jasne określenie zasad korzystania z aplikacji oraz transparentne informowanie o zakresie gromadzonych danych.
Na co zwrócić uwagę przy wdrożeniu mobilnego RCP?
Nim podejmiecie decyzję w zakresie konkretnego rozwiązania dla waszego przedsiębiorstwa, musicie skupić się nie tylko na aspekcie jego funkcjonalności. Istotna jest także jego integracja z innymi systemami pozwalająca na ciągłe usprawnianie procesów zachodzących w firmie. Ważnymi elementami takiego systemu RCP są następujące kwestie:
- Zgodność z obowiązującym prawem i jego przepisami,
- Opcja integracji z systemami kadrowo-płacowymi,
- Raportowanie i eksportowanie danych,
- Proste zarządzanie poszczególnymi użytkownikami,
- Bezpieczeństwo w zakresie przetwarzanych informacji,
- Możliwość korzystania z aplikacji i terminali w jednym środowisku.
Odpowiednio zaprojektowany system powinien rozwijać się razem z firmą i umożliwiać dodawanie nowych funkcji wraz ze wzrostem organizacji. Dokładnie to odnajdziecie w narzędziu, jakim jest system RCP od Polsystem. Już teraz sprawdźcie, jakie korzyści niesie za sobą jego wprowadzenie do waszego przedsiębiorstwa.
Podsumowanie – Aplikacja i terminal mogą działać w jednym systemie
Wybór między terminalem a aplikacją to nie zawsze konieczność rezygnacji z obydwu rozwiązań. Okazuje się, że można je łączyć. Pracownicy biurowi i produkcyjni mogą korzystać z terminali znajdujących się w siedzibie firmy, natomiast osoby pracujące zdalnie lub w terenie rejestrują czas pracy za pomocą aplikacji mobilnej.
Wszystkie dane trafiają do jednego systemu. To natomiast ułatwia rozliczenia, planowanie grafików oraz przygotowywanie raportów dla działu kadr. Jeśli więc nie jesteście w stanie podjąć jednoznacznej decyzji rozważcie obie opcje jednocześnie.