Każdy pracownik ma prawo do kilku rodzajów urlopu. Jednym z nich jest właśnie urlop okolicznościowy. Jak jest więc wymiar wolnych dni w tym przypadku, z jakich przepisów wynika i co z wynagrodzeniem. Poniżej odpowiemy na każde z tych pytań.
Co to jest urlop okolicznościowy?
Aby udzielić trafnych odpowiedzi na powyższe pytania, warto najpierw stwierdzić, czym takie wolne jest. Urlop okolicznościowy to szczególny rodzaj urlopu przysługujący pracownikowi w związku z wyjątkowymi wydarzeniami w jego życiu osobistym i rodzinnym. To dodatkowe, płatne zwolnienie od pracy, które nie wchodzi w skład corocznego urlopu wypoczynkowego. Przyznaje się go na podstawie § 15 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r.
Ma on na celu umożliwienie pracownikowi uczestniczenia w ważnych wydarzeniach życiowych, takich jak ślub (własny lub dziecka), narodziny dziecka czy śmierć bliskiej osoby. Dzięki niemu pracownik może załatwić formalności, uczestniczyć w uroczystościach lub po prostu przeżyć ten czas bez dodatkowego stresu związanego z pracą.
Urlop okolicznościowy – Najważniejsze zasady
Oczywiście ten rodzaj urlopu rządzi się swoimi prawami. Warto zaznaczyć, że udziela się go na wniosek pracownika, a ten powinien być złożony odpowiednio wcześnie, jeśli sytuacja na to pozwala. Nagłe zdarzenia nie mogą być przecież przewidziane. Do zasad urlopu okolicznościowego zaliczamy:
- Urlop okolicznościowy przysługuje w związku z konkretnymi zdarzeniami życiowymi,
- Nie wlicza się do limitu urlopu wypoczynkowego – to dodatkowe dni wolne,
- Pracownik zachowuje pełne prawo do wynagrodzenia za ten okres,
- W niektórych przypadkach wymagane jest przedstawienie dokumentu potwierdzającego zdarzenie (np. akt zgonu, akt małżeństwa, akt urodzenia),
- Urlop okolicznościowy powinien być wykorzystany w dniu wydarzenia lub bezpośrednio po nim. Nie można go gromadzić ani wykorzystać w dowolnym momencie w przyszłości.
Zaznaczamy, że pracodawca nie odmówi urlopu, jeśli pracownik spełnił wszystkie warunki zaznaczone w przepisach.
Wymiar urlopu okolicznościowego
W zależności od rodzaju zdarzenia, przysługujący wymiar urlopu to:
2 dni w przypadku:
- Ślubu pracownika,
- Urodzenia dziecka,
- Opieki nad dzieckiem, które nie skończyło 14. roku życia,
- Śmierci i pogrzebu małżonka, dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy.
1 dzień w przypadku:
- Ślubu dziecka,
- Śmierci i pogrzebu siostry, brata, teścia, teściowej, babci, dziadka lub innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika, lub pod jego bezpośrednią opieką.
Kiedy przysługuje urlop okolicznościowy?
Urlop okolicznościowy przysługuje wyłącznie w ściśle określonych przypadkach. Przepisy nie przewidują uznaniowości i oznacza to, że nie można ubiegać się o ten urlop np. w przypadku przeprowadzki, chrztu czy urodzin. Musi wystąpić jedna z okoliczności wymienionych w przepisach prawa. Najczęstsze sytuacje, w których takie wolne przysługuje to:
- Zawarcie związku małżeńskiego (własnego lub dziecka),
- Narodziny dziecka,
- Śmierć członka najbliższej rodziny (małżonka, rodzica, dziecka),
- Śmierć dalszego członka rodziny (rodzeństwo, dziadkowie, teściowie),
- Zgon osoby, którą pracownik się opiekował lub która pozostawała na jego utrzymaniu.
Ważne jest, aby urlop został wykorzystany w czasie rzeczywistego wystąpienia zdarzenia lub bezpośrednio po nim. Pracodawca ma prawo odmówić udzielenia urlopu np. miesiąc po ślubie, jeśli nie był wcześniej zgłoszony.
Wynagrodzenie za urlop okolicznościowy
Za czas urlopu okolicznościowego pracownik otrzymuje wynagrodzenie w pełnej wysokości, tak jakby w tym czasie świadczył pracę. Oznacza to, że nie ponosi żadnych strat finansowych związanych z nieobecnością. Pensję za ten okres ustala się zgodnie z zasadami obowiązującymi przy wyliczaniu wynagrodzenia urlopowego.
Wówczas uwzględnia się zarówno stałe składniki wynagrodzenia (np. pensja zasadnicza), jak i zmienne składniki (np. premie, prowizje), które rozliczane są zgodnie z przeciętnym wynagrodzeniem z ostatnich trzech miesięcy. Pracodawca nie może potrącić pracownikowi wynagrodzenia ani odmówić jego wypłaty.
Wniosek o urlop okolicznościowy
Aby skorzystać z urlopu okolicznościowego, pracownik zobowiązany jest do złożenia odpowiedniego wniosku do pracodawcy. Może mieć on formę papierową lub elektroniczną w zależności od zasad obowiązujących w danej organizacji. Coraz więcej firm wdraża nowoczesne rozwiązania cyfrowe, ułatwiające składanie i zarządzanie takimi wnioskami m.in. poprzez system RCP.
Taki dokument musi zawierać oczywiście:
- Dane pracownika,
- Datę lub daty planowanego urlopu,
- Przyczynę wniosku np. ślub, pogrzeb, narodziny dziecka,
- Ewentualnie załączniki potwierdzające zdarzenie tj. odpis aktu zgonu, aktu małżeństwa.