Jako pracodawcy lub managerowie niejednokrotnie mogliście spotkać się z pojęciem, jakim jest matryca kompetencji. Nic dziwnego, gdyż to narzędzie należy do najbardziej praktycznych w zakresie wsparcia pracowników, budowania efektywnych zespołów, jak i planowania. Zupełnie jak system RCP pozwala lepiej zarządzać personelem, choć raczej w odmienny sposób.
Czym jest matryca kompetencji?
Matryca kompetencji jest wizualnym narzędziem, w którym zawiera się informacje pomagające w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Tego rodzaju tabelka lub mapa przedstawia zestaw umiejętności, wymaganych na danym stanowisku wraz z oceną poziomu zaawansowania poszczególnych pracowników w tym zakresie.
Dzięki takiemu zestawieniu możecie z łatwością porównać kompetencje pomiędzy zespołami lub działami, znajdowanie widocznych braków, dzięki którym zaplanujecie odpowiednie szkolenia. W rezultacie zwiększycie poziom umiejętności swoich pracowników, co pozytywnie wpłynie na działanie waszej firmy.
Po co robić matrycę kompetencji?
O powodach, dla których robienie matrycy kompetencji jest istotne, już nieco wspomnieliśmy, jednak warto ten temat rozwinąć. Do najważniejszych zalet korzystania z tego narzędzia zaliczamy:
- Zarządzanie ryzykiem – łatwiejsze identyfikowanie możliwych problemów wynikających np. z niedoszkolenia zespołu w danej dziedzinie,
- Ocena pracowników – jasne przedstawienie, kto jest specjalistą w swoim sektorze, a kto wymaga jeszcze rozwoju kompetencji,
- Zwiększanie efektywności pracy – dzięki przydzielaniu zadań i ich skomplikowania na podstawie informacji o umiejętnościach pracowników,
- Ułatwienie rekrutracji – przejrzystość przy porównywaniu kwalifikacji osób ubiegających się o pracę w waszej firmie,
- Pomoc w planowaniu rozwoju zespołu – dzięki wyraźnemu uwypukleniu poziomu poszczególnych umiejętności, czy wiedzy z danego zakresu, można łatwiej wyłonić potrzebne dla zespołu szkolenia.
Ponadto matryca kompetencji może także nakreślać transparentność w zakresie tego, czego oczekuje się od pracownika.
Jak stworzyć matrycę kompetencji krok po kroku?
Chcąc skorzystać z takiego narzędzia, nie musicie instalować żadnych dodatkowych aplikacji oprócz podstawowych narzędzi do tworzenia dokumentów i tabel.
Zbudowanie tabeli
Pierwszym krokiem, który musicie podjąć, jest stworzenie tabeli. W niej powinniście znaleźć miejsce dla kompetencji oraz poszczególnych pracowników. Przykładowa tabelka może wyglądać następująco dla skali oceny 1-5:
Kompetencje | Pracownik 1 | Pracownik 2 | Pracownik 3 |
Praca w grupie | 3 | 2 | 4 |
Zarządzanie czasem | 5 | 1 | 3 |
Znajomość MS Excel | 2 | 4 | 5 |
Posługiwanie się j. angielskim | 5 | 3 | 4 |
Określenie kluczowych kompetencji
Kolejnym działaniem jest ustalenie kluczowych kompetencji pracownika, które dzielą się na dwie kategorie – miękkie i twarde. Czym charakteryzuje się każda z nich?
Kompetencje miękkie
Rodzaj umiejętności, który dotyczy sposobu pracy oraz komunikacji np.:
- Punktualność,
- Rozwiązywanie problemów,
- Kreatywność,
- Odporność na stres,
- Przystosowanie do nowych sytuacji.
Kompetencje twarde
Są umiejętnościami mierzalnymi i powiązane z konkretnymi zadaniami w pracy. Wiele zależy tutaj od specyfiki branży waszej firmy, więc podamy kompetencje tego typu z różnych kategorii:
- Umiejętność spawania,
- Znajomość programu WordPress,
- Kompetencje w dokonywaniu analiz danych,
- Umiejętność prowadzenia ksiąg rachunkowych,
- Programowanie w konkretnym języku.
Ustalenie skali ocen
Kolejnym krokiem jest zdecydowanie się na sposób oceny w matrycy kompetencji. Skala powinna być jednolita, jasna i mierzalna, dzięki czemu całość będzie przejrzysta. Większość osób decyduje się na skalę liczbową, gdzie ocenia się od 1 do 5, co pokazaliśmy na przykładzie tabelki.
Istnieje również możliwość bardziej opisowego oceniania na przykład poprzez określenia, takie jak „początkujący”, „średniozaawansowany” i „zaawansowany”. Dobrym pomysłem jest dodanie pól na dodatkowe elementy jak choćby samoocena, czy oczekiwane umiejętności na wybranym stanowisku.
Analiza wyników
Kiedy już uzyskacie tabelę całkowicie spersonalizowaną pod wasze wymagania i potrzeby, możecie przejść do analizy następujących aspektów:
- Identyfikacja luk w zakresie umiejętności,
- Znalezienie najbardziej kompetentnych pracowników,
- Ustalenie najbliższych celów szkoleniowych na podstawie wykazanych braków,
- Zaplanowanie najlepszej ścieżki rozwoju,
- Ocena prawidłowego rozłożenia kompetencji w zespole.
Dzięki takiej analizie możecie ułatwić podejmowanie decyzji menadżerskich i HR-owych.
Przykłady zastosowań matrycy w praktyce
Warto zaznaczyć również, gdzie matryca kompetencji odnajdzie swoje zastosowanie w praktyce. Istnieje wiele możliwości w tym zakresie, a należą do nich:
- Planowanie szkoleń – identyfikacja pracowników, potrzebujących wsparcia w konkretnych umiejętnościach,
- Rekrutacja – łatwe porównanie, co kandydaci na dane stanowisko mogą wnieść do firmy,
- Zarządzanie zmianą – sprawdzenie, w jakim stopniu zespół jest gotowy na nowe technologie czy procedury,
- Budowanie zespołów projektowych – dobieranie najlepszych pracowników do tego zadania,
- Tworzenie ścieżek kariery – określanie kompetencji wymaganych na wyższym stanowisku.
Tak naprawdę to, co może zaoferować wam matryca kompetencji, zależy w dużej mierze od charakteru waszej pracy. Dzięki możliwości pełnej personalizacji to narzędzie jest świetnym pomysłem w najróżniejszych branżach.