Planowanie harmonogramu w zakresie pracy zmianowej to jeden z kluczowych obowiązków należących do działu HR oraz innych osób odpowiedzialnych za organizację pracy w firmie. Odpowiedni grafik ma wpływ na efektywność pracy, ale również na samopoczucie pracowników. Warto mieć więc pojęcie, jak odpowiednio opracować taki harmonogram w zgodzie z Kodeksem pracy i potrzebami przedsiębiorstwa.
Harmonogram pracy – Co to?
Harmonogram pracy to nic innego jak dokument określający czas wykonywania obowiązków pracowniczych w danym okresie rozliczeniowym. Bierze on pod uwagę godziny i dni, w których pracownicy mają pojawić się w firmie. Jest on tworzony na różne sposoby – specyfika i rodzaj pracy ma tu ogromne znaczenie.
Wspomniany grafik uwzględnia w sobie liczbę godzin pracy, dni wolne, kolejność zmian, jak również ewentualne urlopy, bądź dyżury. Dokument ten ma na celu zapewnienie ciągłości pracy zakładu przy jednoczesnym poszanowaniu przepisów o czasie pracy, jak i równomierne rozłożenie obciążenia pracowników.
Kiedy powinno się tworzyć harmonogram pracy?
Harmonogram pracy powstaje w sytuacji, gdy pracownik nie ma ustalonych stałych dni i godzin pracy np. ze względu na rodzaj działalności zakładu pracy. Grafik pracy powinien być stworzony i przedstawiony pracownikom przez rozpoczęciem okresu rozliczeniowego. Musi odbyć się to najpóźniej 7 dni przed jego wejściem w życie. Dzięki temu unika się nieporozumień z tytułu nieświadomości w zakresie dni pracujących.
Co ciekawe, niektóre przedsiębiorstwa decydują się na przedstawianie harmonogramu nawet miesiąc przed jego rozpoczęciem. Dzieje się tak w przedsiębiorstwach, gdzie występuje:
- Częsta rotacja zmian,
- Konieczność utrzymania ciągłości usług (służba zdrowia, hotele, transport)
- Wysokie wahania w zakresie zapotrzebowania na pracę.
Kiedy nie ma potrzeby tworzenia harmonogramu?
Oczywiście istnieją sytuacje, w których ustalanie grafiku pracy jest działaniem zwyczajnie zbędnym. Do tego grona zaliczamy:
- Sztywny czas pracy – ustalenie dla wszystkich pracowników, według których praca odbywa się np. od poniedziałku do piątku w godzinach 8-16,
- Zadaniowy tryb pracy – wówczas praca kończy się wraz z zakończonym zadaniem, a nie konkretną godziną,
- Indywidualny harmonogram pracy – po złożeniu wniosku, pracownik może otrzymać możliwość pracy według samodzielnie ustalonych sobie godzin.
W takich sytuacjach informacja o czasie pracy jest zawarta w umowie, regulaminie lub przyjętym zwyczaju.
Co to praca zmianowa?
Wraz z grafikiem często pojawia się pojęcie, jakim jest praca zmianowa. Czym jednak jest ten typ wykonywania obowiązków pracowniczych? Jest to sposób organizacji pracy, w którym pracownicy zmieniają się (jeden kończy pracę, a drugi go zastępuje) na tych samych stanowiskach w różnych porach dnia. Jest to sposób wykorzystywany, zwłaszcza gdy przedsiębiorstwo działa dłużej niż 8 godzin. Sprawdza się w:
- Pracy na produkcji,
- Służbie zdrowia,
- Gastronomii,
- Hotelarstwie,
- Transporcie.
Jakie są modele pracy zmianowej?
Praca zmianowa jest ogólnym podejściem, a w jej ramach wyróżnia się trzy główne modele pracy. Zaliczamy do nich:
- System nieciągły – Pracę wykonuje się w określonych przedziałach czasowych, a firma nie pracuje przez całą dobę.
Przykład: Sklep jest czynny od 6:00 do 22:00. Wówczas pracownicy pracują na dwie lub trzy zmiany, jednak w nocy zakład nie działa. - System półciągły – Praca ma miejsce w cyklu zmianowym, jednak firma nie działa całą dobę, czy cały tydzień.
Przykład: Zakład produkcyjny działający na 2 lub 3 zmiany od poniedziałku do piątku. - System ciągły – Zakład pracuje bez przerwy od poniedziałku do niedzieli, 24 godziny na dobę.
Przykład: Elektrownie, huty, szpitale, czy centra monitoringu.
Co musi być zawarte w harmonogramie pracy?
Istnieją obowiązkowe elementy, które muszą zostać zawarte w grafiku pracy. Wśród nich wyróżniamy, takie aspekty jak:
Godzina rozpoczęcia oraz zakończenia pracy, wymiar czasu pracy
Każda zmiana ustanawiana przez osobę za to odpowiedzialną musi być dokładnie określona. Oznacza to, że należy zaznaczyć, ile ma trwać oraz w jaki dzień i w jakich godzinach. Oczywiście wyznaczone godziny powinny być zgodne z wyznaczonymi wymiarami godzin, jakie mają być wypracowane w tym miesiącu.
W tym celu pracodawcy często decydują się na wykorzystanie systemu RCP. Pozwala on na ewidencjonowanie czasu pracy, ale również opracowywanie harmonogramów pracy i przestrzeganie ilości godzin wyznaczonych dla pracownika.
Doba pracownicza
Ogromnie istotną kwestią jest fakt, że pomiędzy kolejnymi zmianami powinno minąć minimum 11 godzin odpoczynku. Oczywiście istnieją pewne wyjątki tj. działania związane z ratowaniem życia lub zdrowia oraz w zakresie pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy.
Nieprzerwany odpoczynek tygodniowy
Każdy pracownik ma prawo do nieprzerwanego odpoczynku co najmniej 35 godzin w przypadku standardowym. W wyjątkowych sytuacjach będzie to co najmniej 24 godziny. Wlicza się w to wspomniany wcześniej 11-godzinny odpoczynek dobowy.
Urlopy oraz dni wolne od pracy
Warto zaznaczyć, że w harmonogramie muszą znaleźć się zaznaczone dni wolne, wynikające zarówno z przepisów, jak i z przyznanych urlopów wypoczynkowych, bezpłatnych oraz dodatkowych.
Wolna niedziela raz na 4 tygodnie
Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi co najmniej jedną wolną niedzielę w każdym okresie 4 tygodni, o ile pracownik nie pracuje w systemie weekendowym (np. tylko sobota-niedziela).
Wprowadzanie pracy zmianowej w firmie
Aby wprowadzić pracę zmianową, warto sięgać po narzędzia, które to ułatwią. Poza wspomnianym już systemem RCP przydatny okaże się system obsługi zleceń. Pozwala on na tworzenie rozmaitych raportów tj. zestawienie tygodniowe dla pracownika, zleceń pracowników, ale i statystyki detali itp.
Ponadto w zakresie tego procesu istotne jest uzasadnienie potrzeby organizacyjnej oraz poinformowanie pracowników o zmianie systemu pracy. Istotne jest również opracowanie regulaminu pracy lub aneksów do umów