System rejestracji czasu pracy to narzędzie, po które rozmaite branże sięgają coraz częściej. W przypadku sektora publicznego, w skład który wchodzą urzędy, jednostki samorządowe, czy placówki medyczne nie ma wyjątku. Te miejsca również poszukują sposobu na zautomatyzowanie ewidencji czasu pracy, usprawnienie procesów administracyjnych, czy zniwelowanie błędów. System RCP w sektorze publicznym to dobre rozwiązanie.
Lista obecności a RCP
Choć może się to wydawać dosyć przestarzałe, wiele instytucji wciąż polega na tradycyjnych listach obecności. W dniu roboczym pracownicy wypełniają ją swoim imieniem i nazwiskiem w pewien sposób, meldując się w miejscu pracy. Taki rodzaj ewidencji może przysparzać kłopotów nie tylko w postaci powinności ręcznego przepisywania danych, ale również z powodu większego ryzyka pojawienia się nieprawidłowości. To natomiast utrudnia sprawne przygotowywanie raportów, czy podsumowania pod kątem wynagrodzenia.
System RCP automatyzuje i przyspiesza cały proces. Narzędzie pozwala na rejestrację wejść i wyjść przez pracownika przy wykorzystaniu karty dostępu, danych biometrycznych, czy aplikacji w telefonie. To od was zależy, jakie narzędzie będzie odpowiadało za weryfikację obecności. Pozyskane przez system dane ekspresowo trafiają do systemu i są automatycznie zapisywane.
Co rejestruje system RCP?
Plusem systemu RCP w sektorze publicznym jest fakt, że nie odpowiada on wyłącznie za rejestrowanie wejść i wyjść. Oferuje znacznie więcej niż zapisywanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Wśród rejestrowanych przez narzędzie kwestii zaliczamy:
- Wcześniejsze wyjścia z pracy i spóźnienia,
- Nadprogramowe godziny pracy,
- Przerwy podczas wykonywania obowiązków,
- Delegacje,
- Urlopy zdrowotne, wypoczynkowe, itp.,
- Nieobecności nieusprawiedliwione i usprawiedliwione,
- Dostępy do poszczególnych stref w instytucji.
Dzięki zapisywaniu automatycznie danych system jest w stanie wygenerować raport w ekspresowym tempie. Dzięki czemu będziecie w stanie na jego podstawie przeanalizować pracę konkretnych pracowników i działów. Jest to przydatne w jednostkach publicznych, gdzie liczy się transparentność.
Mniej błędów w ewidencji
Tak jak już zaznaczyliśmy, tradycyjne listy obecności generują całą masę tzw. papierkowej roboty. Ta natomiast sprawia, że przy przepisywaniu tak dużej ilości danych do systemu mogą pojawić się błędy spowodowane np. pominięciami, nieczytelnymi wpisami, czy też nieaktualnymi danymi.
Z tego też względu system RCP jest tak trafnym rozwiązaniem. To właśnie dzięki automatyzacji rozmaitych procesów ryzyko błędów jest znacznie niższe. Fakt tego, że pracownicy nie muszą ręcznie weryfikować list obecności ani przygotowywać zestawień od podstaw usprawnia nie tylko organizację pracy, ale daje przejrzysty dostęp do danych.
RCP i kontrola dostępu w jednym miejscu
Nie każdy zdaje sobie sprawę, że dobry system RCP w sektorze publicznym można łączyć z innymi rozwiązaniami, takimi jak kontrola dostępu. Dzięki temu jeden kod, czy karta dostępu posłużą zarówno do ewidencjonowania czasu pracy, jak i do otwierania wybranych pomieszczeń w budynku.
Takie rozwiązanie pozwala na zachowanie maksymalnego poziomu bezpieczeństwa i skutecznego zarządzania dostępem do wnętrza instytucji. W ramach takiej współpracy systemów instytucja może na przykład określić, w jakich godzinach pracownicy mają dostęp do jakich stref.
Jak wybrać system RCP?
System RCP w sektorze publicznym musi charakteryzować się konkretnym nacechowaniem. Do tego grona należy zaliczyć cechy takie jak:
- Łatwość i przejrzystość obsługi,
- Wsparcie i zgodność z obowiązującym prawem,
- Możliwość personalizacji i rozbudowy systemu,
- Bezpieczeństwo przechowywania danych,
- Opcja integracji z systemami kadrowo-płacowymi,
- Dostępność tworzenia raportów,
- Integracja z systemem kontroli dostępu.
Poszukując dobrego rozwiązania, które ma wszystkie te cechy, polecamy nasze narzędzie od Polsystem. Poza tymi aspektami pozwala na współpracę aplikacją Mobileinfo, dzięki której pracownicy mogą rejestrować wejścia i wyjścia za pomocą telefonu, składać w niej wnioski, czy sprawdzać grafik.