Informacje prawne
Polityka prywatności
Ostatnia aktualizacja: 2026-09-19
Obowiązuje od 18.09.2026 · POLSYSTEM SI Sp. z o.o., S.K.A.
Ta polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe zbieramy przez serwis polsystem.pl, po co, na jakiej podstawie i jak długo je przechowujemy. Opisuje też, z jakich uprawnień możesz skorzystać i jak to zrobić.
1. Kto jest administratorem Twoich danych
Administratorem jest POLSYSTEM SI Sp. z o.o., S.K.A. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Ukraińska 4D, 54-401 Wrocław, NIP 894-298-81-97, REGON 020245909, KRS 0000248510.
Nie powołaliśmy Inspektora Ochrony Danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych — pytania, żądania, skargi — pisz na rodo@polsystem.pl albo na adres siedziby z dopiskiem „dane osobowe”.
2. Skąd mamy Twoje dane
Najczęściej od Ciebie: z formularza kontaktowego, zgłoszenia serwisowego, rejestracji konta lub zapisu na newsletter.
W jednym przypadku dane trafiają do nas od kogoś innego: gdy klient zgłasza serwis i wskazuje osobę kontaktową lub osobę odbierającą zgłoszenie. Wtedy Twoje imię, nazwisko, telefon lub e-mail przekazuje nam Twój pracodawca albo zleceniodawca, a my wykorzystujemy je wyłącznie do realizacji tego zgłoszenia i kontaktu na miejscu. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes w wykonaniu usługi serwisowej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Przysługują Ci wtedy wszystkie prawa opisane w punkcie 6, w tym prawo sprzeciwu.
3. Po co przetwarzamy dane i na jakiej podstawie
3.1. Formularz kontaktowy
| Co zbieramy | Szczegóły |
| Zakres danych | imię i nazwisko, firma, stanowisko, telefon, e-mail, temat i treść wiadomości |
| Cel | odpowiedź na zapytanie, przygotowanie oferty, dalsza korespondencja handlowa |
| Podstawa prawna | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie; art. 6 ust. 1 lit. f — nasz uzasadniony interes w prowadzeniu korespondencji i obronie przed roszczeniami |
| Jak długo | 12 miesięcy od zakończenia korespondencji. Jeśli dojdzie do umowy — przez czas jej trwania i 3 lata po zakończeniu (okres przedawnienia roszczeń) |
| Czy musisz podać | podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie odpowiemy na zapytanie |
3.2. Zgłoszenie serwisowe
| Co zbieramy | Szczegóły |
| Zakres danych | imię i nazwisko, firma, stanowisko, e-mail, telefon, opis problemu, tryb obsługi, dane osoby kontaktowej i odbierającej zgłoszenie, adres serwisu, opcjonalny załącznik |
| Cel | przyjęcie i obsługa zgłoszenia, kontakt w jego sprawie, udokumentowanie przebiegu serwisu, rozliczenie usługi |
| Podstawa prawna | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy; art. 6 ust. 1 lit. c — obowiązki podatkowe i rachunkowe; art. 6 ust. 1 lit. f — dokumentowanie serwisu i obrona przed roszczeniami |
| Jak długo | treść zgłoszenia: przez czas obowiązywania umowy i 3 lata po jej zakończeniu. Załączniki (logi, zrzuty ekranu, pliki diagnostyczne): 12 miesięcy od zamknięcia zgłoszenia, chyba że są potrzebne w toczącej się sprawie |
| Czy musisz podać | dane oznaczone gwiazdką są niezbędne do przyjęcia zgłoszenia |
Uwaga o załącznikach. Pliki dołączane do zgłoszeń — logi systemowe, zrzuty ekranu, eksporty — często zawierają dane osobowe pracowników naszego klienta. W takiej sytuacji działamy jako podmiot przetwarzający na polecenie klienta, na podstawie zawartej z nim umowy powierzenia. Prosimy o dołączanie wyłącznie plików niezbędnych do rozwiązania problemu.
3.3. Konto w Strefie klienta
| Co zbieramy | Szczegóły |
| Zakres danych | imię, nazwisko, firma, adres e-mail, hasło (przechowywane wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego) |
| Cel | założenie i utrzymanie konta, uwierzytelnienie, udostępnienie materiałów i funkcji Strefy klienta |
| Podstawa prawna | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — umowa o świadczenie usługi drogą elektroniczną, której warunki określa Regulamin Strefy klienta; art. 6 ust. 1 lit. f — bezpieczeństwo konta i obrona przed roszczeniami |
| Jak długo | przez czas posiadania konta i 3 lata po jego usunięciu |
| Czy musisz podać | podanie danych jest warunkiem założenia konta |
3.4. Newsletter
| Co zbieramy | Szczegóły |
| Zakres danych | adres e-mail, opcjonalnie imię |
| Cel | wysyłka informacji o produktach, aktualizacjach i wydarzeniach Polsystem |
| Podstawa prawna | art. 6 ust. 1 lit. a RODO — Twoja zgoda, w połączeniu z przepisami ustawy Prawo komunikacji elektronicznej o marketingu bezpośrednim |
| Jak długo | do wycofania zgody. Sam fakt jej udzielenia i wycofania przechowujemy przez 3 lata jako dowód, że wysyłka była zgodna z prawem |
| Czy musisz podać | całkowicie dobrowolne; wypisać się możesz linkiem w każdej wiadomości |
3.5. Logi serwera i bezpieczeństwo serwisu
Serwer zapisuje standardowe informacje o połączeniach: adres IP, datę i godzinę, adres odwiedzanej strony, typ przeglądarki. Używamy ich do utrzymania serwisu, diagnozowania awarii i wykrywania nadużyć — to nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Logi przechowujemy przez 12 miesięcy. Nie łączymy ich z danymi z formularzy i nie używamy do budowania profili.
4. Komu przekazujemy dane
Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych innym podmiotom. Dostęp do danych mają wyłącznie:
- nasi pracownicy i współpracownicy — w zakresie niezbędnym do wykonywania obowiązków, na podstawie odpowiednich upoważnień;
- dostawca hostingu serwisu — home.pl S.A. z siedzibą w Szczecinie, ul. Zbożowa 4, 70-653 Szczecin;
- agencja obsługująca serwis technicznie — Flineo Sp. z o.o., ul. Marsz. Józefa Piłsudskiego 74/320, 50-020 Wrocław, wyłącznie w zakresie niezbędnym do utrzymania, rozwoju i obsługi technicznej serwisu.
- dostawca poczty elektronicznej i narzędzi biurowych — Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft 365);
- podmioty uprawnione na podstawie przepisów — organy państwowe, gdy wystąpią z żądaniem opartym na przepisie prawa.
W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się pod adresem: rodo@polsystem.pl.
5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Serwis i jego baza danych działają na serwerach w Polsce. Do przekazania danych poza EOG może dochodzić w związku z korzystaniem z usług Microsoft 365 — w takim wypadku odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework oraz standardowych klauzul umownych. Kopię zabezpieczeń stosowanych przy takim transferze udostępniamy na żądanie wysłane na rodo@polsystem.pl.
6. Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem danych masz prawo:
- dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii,
- sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych,
- usunięcia danych, gdy nie mamy już podstawy, by je przetwarzać,
- ograniczenia przetwarzania — na czas wyjaśnienia sprawy,
- przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy, w formacie nadającym się do odczytu maszynowego,
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie; jeśli sprzeciw dotyczy marketingu bezpośredniego, zaprzestajemy przetwarzania bez badania podstaw,
- wycofania zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem tego, co zrobiliśmy przed wycofaniem.
Żądanie wystarczy wysłać na rodo@polsystem.pl. Odpowiadamy niezwłocznie, najpóźniej w ciągu miesiąca. Jeśli sprawa jest złożona, termin możemy przedłużyć o dwa miesiące, informując o tym wraz z uzasadnieniem.
Masz też prawo wnieść skargę do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
7. Profilowanie i decyzje automatyczne
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu i nie profilujemy Cię. Treści w serwisie widzą wszyscy użytkownicy tak samo.
8. Pliki cookies
Serwis używa wyłącznie plików cookies niezbędnych do jego działania. Nie korzystamy z narzędzi analitycznych, reklamowych ani śledzących, i nie osadzamy skryptów podmiotów trzecich.
| Plik | Do czego służy i jak długo działa |
| Cookie sesji | utrzymuje zalogowanie w Strefie klienta; usuwany po zamknięciu przeglądarki |
| „Zapamiętaj mnie” | ustawiany tylko wtedy, gdy sam zaznaczysz tę opcję przy logowaniu; pozwala nie logować się przy każdej wizycie |
| Token bezpieczeństwa formularzy | chroni formularze przed nadużyciem (atakiem CSRF); działa w ramach jednej wizyty |
Pliki tego rodzaju są konieczne do świadczenia usługi, o którą prosisz, więc przepisy nie wymagają dla nich Twojej zgody i nie pokazujemy z tego powodu okna zgody. Możesz je zablokować w ustawieniach przeglądarki — logowanie do Strefy klienta przestanie wtedy działać.
Gdybyśmy w przyszłości wprowadzili cookies analityczne lub marketingowe, uruchomimy je dopiero po uzyskaniu Twojej zgody, a przed jej udzieleniem nie będą ładowane.
9. Nasze profile w mediach społecznościowych
Prowadzimy profile na Facebooku, Instagramie, LinkedInie i YouTubie. Linki w stopce serwisu prowadzą do nich, ale nie osadzamy w serwisie wtyczek tych platform — samo odwiedzenie polsystem.pl nie przekazuje im żadnych informacji o Tobie. Jeśli wejdziesz w interakcję z naszym profilem, Twoje dane przetwarza także operator danej platformy, na własnych zasadach, i my nie mamy na nie wpływu.
10. Bezpieczeństwo
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku: szyfrowaną transmisję (HTTPS), kontrolę dostępu opartą na rolach i imiennych upoważnieniach, przechowywanie haseł wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego, kopie zapasowe oraz cykliczny przegląd uprawnień. Utrzymujemy System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji certyfikowany na zgodność z normą ISO/IEC 27001 (certyfikat BSI nr IS 836677).
11. Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się sposób działania serwisu albo przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem, z datą obowiązywania na początku dokumentu.