Kontrola dostępu jest systemem podnoszącym poziom bezpieczeństwa służącym do identyfikacji osób poruszających się po obiekcie oraz do nadawania im odpowiednich uprawnień dostępu. Przy pomocy systemu kontroli dostępu możemy ograniczyć dostęp do wybranych pomieszczeń lub stref bezpieczeństwa, ewidencjonować i zarządzać przepustkami gości oraz ewidencjonować pojazdy poruszające się na terenie objętym ochroną. Ponadto system kontroli dostępu (SKD) jest w stanie rejestrować i alarmować o pojawiających się zagrożeniach wynikających z naruszenia stref bezpieczeństwa czy wywołania alarmów (sabotaż, niedomknięcie drzwi, wciśnięcie przycisku PWA, itp.).
Na system kontroli dostępu składają się dwie podstawowe części: sprzętowa i programowa. Część sprzętowa realizowana jest z reguły przy pomocy kontrolerów, które m.in. weryfikują uprawnienia osób i zapisują zaistniałe zdarzenia oraz urządzeń wykonawczych SKD takich jak rygle elektromagnetyczne, elektromagnesy (zwory elektromagnetyczne), bramki obrotowe czy szlabany. Na część programową składa się baza danych systemu oraz program Kontrola Dostępu 5.0, który jest prostą w użyciu, wysoce zaawansowaną aplikacją pozwalająca tworzyć systemy kontroli dostępu umożliwia m.in. tworzenie stref bezpieczeństwa, harmonogramów KD, grup KD i wiele innych. Program KD współpracuje ściśle z aplikacją RCP Polsystem korzystając ze wspólnej bazy danych. Wszystkie dane ewidencyjne pracownika oraz numery kart są tożsame z systemem RCP . Program umożliwia nadawanie w prosty sposób odpowiednich uprawnienia poszczególnym osobom lub grupom osób. Poniżej prezentujemy menu główne programu Kontrola Dostępu 5.0 Enterprise.
Ekran powitalny Kontroli Dostępu 5.0 Enterprise.
Wykaz funkcjonalności KD 5.0
Do podstawowych funkcji oprogramowania KD należą:
- planowanie Stref bezpieczeństwa (także graficzne),
- nadawanie uprawnień poszczególnym osobom lub grupom osób,
- definiowanie Grup KD,
- definiowanie Harmonogramów KD (dla kart oraz dla punktów KD,
- tworzenie i zarządzanie drogami ewakuacyjnymi,
- raportowanie ruchu osób, listy obecności dla potrzeb ewakuacyjnych itp.
- zarządzanie przepustkami dla gości i kontrahentów,
- zarządzanie pojazdami wjeżdżającymi i wyjeżdzającymi na obiekt,
- wysyłanie komunikatów na terminale RCP/KD,
- sprawdzanie stanu urządzeń systemu oraz powiadamianie o występujących anomaliach.
System KD umożliwia prowadzenie ewidencji pracowników zatrudnionych w zakładzie pracy podlegających Kontroli Dostępu. Ewidencja SKD jest tożsama z ewidencją pracowników systemu RCP (wspólna baza danych) i obejmuje m.in. dane pracowników takie jak:
- Numer ewidencyjny (kadrowy) pracownika, (pole wymagane),
- Imię i nazwisko, (pole wymagane),
- PESEL, NIP,
- Adres zamieszkania wraz z telefonem domowym,
- Daty: zatrudnienia i zwolnienia,
- Przynależność do określonych struktur w zakładzie: wydział, grupa, stanowisko, MPK i inne.
Dodatkowym kryterium w systemie kontroli dostępu są specjalne grupy, tzw. Grupy KD.
Karta danych ewidencji pracownika.
Intuicyjny filtr pracowników i kart.
Wszelkie dane w systemie mogą być grupowane, sortowane czy filtrowane za pomocą odpowiednich filtrów, dostępnych praktycznie w każdym miejscu w programie.
Nadawanie uprawnień dostępu
System KD umożliwia nadawanie uprawnienia (zablokuj, odblokuj, sprawdzaj kartę) karcie lub grupie kart w sposób ciągły (bezterminowe uprawnienie) lub terminowy (w datach od do). Odpowiednie uprawnienia dla kart mogą być także nadawane z sposób cykliczny poprzez przypisanie karcie tzw. Harmonogramu i określenie w ten sposób godzin i dni w jakich karta będzie uprawniona lub zablokowana. Program KD pozwala także zdefiniować tzw. Harmonogram do rygla (harmonogram dla przejścia SKD), gdzie możemy określić godziny w jakich dana strefa/przejście mają być odblokowane.
Graficzny raport obecności w strefach Kontroli Dostępu
Nadawanie uprawnień dostępu pracownikowi lub grupie pracowników do wybranych stref czy przejść może odbywać się na kilka sposobów poprzez:
- nadanie uprawnienia na dowolną strefę,
- nadanie uprawnienia na dowolną grupę stref,
- nadanie uprawnienia grupie KD do grupy stref,
- przypisanie pracownika do zdefiniowanego wcześniej poziomu uprawnień.
Poniżej prezentujemy przykładowe sposoby nadawania uprawnień.
Nadawanie uprawnień (indywidualne oraz grupowe).
Przypisywanie pracowników do zdefiniowanego poziomu uprawnień.
Raporty KD
Program KD posiada różnorodne predefiniowane raporty w tym m.in.:
- rejestr przejść,
- rejestr przejść online raport generowany w czasie rzeczywistym ze zdjęciami pracowników,
- lokalizację osób,
- ruch osób po obiekcie,
- ilość osób w strefach graficzny raport online,
- stan urządzeń i alarmów graficzny raport online,
- uprawnienia KD wizualizacja uprawnień wybranych grup osób.
Rejestr przejść.
Rejestr przejść online ze zdjęciem osoby dokonującej rejestracjiW ramach graficznego podglądu zdarzeń, możemy uzyskać następujące informacje:
- Ilość osób w strefach (lista obecności),
- Położenie graficzne przejść,
- Kierunki ruchu osób,
- Monitoring alarmów: PPoż, PWA (wyjście awaryjne), CDD (domknięcie drzwi), SOD (siłowe otwarcie drzwi), komunikacja z urządzeniami i inne.
Definiowanie Harmonogramu SKD.
Księga gości
Program Kontrola Dostępu (KD) firmy Polsystem posiada funkcjonalność elektronicznej księgi gości. Umożliwia ona sprawne wydawanie oraz ewidencję przepustek (kart gości, kontrahentów, kart tymczasowych). Ponadto księga gości umożliwia ewidencję pojazdów, które wjeżdżają na teren zakładu. Funkcjonalności dostępna jest w aplikacji KD 5.0 Enterprise.
Księga gości jest elementem programu Kontrola Dostępu przeznaczonym do obsługi w miejscach takich jak portiernia, wartownia czy recepcja przedsiębiorstw.
Główne okno modułu Księga gości podzielone jest na cztery elementy:
- pasek menu,
- Księgę gości listę identyfikatorów (wraz z przypisanymi osobami),
- listę ruchu pojazdów,
- listę pojazdów znajdujących się na terenie zakładu.
Okno główne Księgi gości.
Dostęp do Księgi gości wymaga, tak jak cały system Kontroli dostępu zalogowania się za pomocą loginu i hasła. Istnieje możliwość ograniczenia uprawnień użytkownika programu w ten sposób, by mógł obsługiwać wyłącznie moduł Księgi gości nie ingerując tym samym w pozostałą część programu.
Podstawowym zadaniem modułu Księga gości jest wydawanie przepustek gościom i kontrahentom. Z reguły czynność wydawania kart przepustek odbywa się za pomocą czytnika typu desktop (biurkowego). W momencie, gdy system wykryje odbicie kartą na czytniku biurkowym, automatycznie przechodzi do Księgi gości i wyświetla odpowiednie zdarzenie edycji dla odbitej karty (jeśli jest to karta typu gość). Następnie wyświetlane jest okno programu, na którym można wprowadzić wszystkie istotne dane np.:
- dane osobowe gościa,
- numer dokumentu osobistego,
- cel wizyty,
- osoba, do której przyjechał gość (system weryfikuje czy osoba ta może przyjmować gości),
- udostępnione strefy po których może poruszać się gość,
- czas ważności karty przepustki.
Dane osobowe gościa mogą być wprowadzone także w prostszy sposób, tj:
- poprzez użycie skanera dokumentów tożsamości z funkcją OCR (dane skanowane z dokumentów (dowód osobisty, paszport, prawo jazdy) trafiają bezpośrednio do oprogramowania Księgi gości) lub
- poprzez wybranie osoby z listy, taka sytuacja jest możliwa, jeśli osoba (gość/kontrahent) była już w przeszłości ewidencjonowana.
Wydawanie przepustki z ewidencją pojazdu.
Przepustka jest automatycznie programowana na wybranych strefach, a osoba odpowiedzialna za wizytę gościa otrzymuje powiadomienie mailowe (funkcjonalność ta wymaga dodatkowego modułu).
Przedawnione przepustki (które przekroczyły ustawiony termin ważności) podświetlane są na czerwono, dzięki temu łatwo zauważalne są osoby, które zbyt długo przebywają na obiekcie. Możliwe jest wtedy podjęcie odpowiednich działań.
Ewidencja wydanych przepustek.
Dodatkową funkcjonalnością Księgi gości jest możliwość wydawania kart tymczasowych pracownikom firmy. Karta taka może być wydana w sytuacji, gdy pracownik zgubi lub zapomni zabrać swój dotychczasowy identyfikator. Wydawanie tymczasowej karty jest proste i intuicyjne: wystarczy wybrać dostępną kartę (z listy lub odczytać ją na czytniku w wersji biurkowej), a następnie wybrać pracownika, któremu chcemy ją udostępnić. Identyfikator jest automatycznie programowany na urządzeniach z uprawnieniami jakie do tej pory miał pracownik.
Jeszcze prościej wygląda zwrot karty tymczasowej, wystarczy wybrać kartę z listy już wydanych (sortując np. po numerze, nazwisku pracownika lub po prostu odczytując kartę na czytniku).
Wydawanie karty tymczasowej pracownikowi jest przezroczyste (tzn. nie nakłada dodatkowych obowiązków) dla innych użytkowników zintegrowanych systemów firmy Polsystem Systemu RCP, Zleceń czy innych użytkowników Kontroli Dostępu.
Dzięki maksymalnemu zautomatyzowaniu procesu wydawania kart ograniczana jest możliwość pomyłek na każdym etapie obsługi kart.
Poza kontrolowaniem przepustek gości i kart tymczasowych pracowników Księga gości daje możliwość zarządzania ruchem pojazdów i przyczep.
Na etapie dodawania aut istnieje możliwość zdefiniowania marki samochodu, numeru rejestracyjnego, typu pojazdu oraz wybrania pracownika lub gościa, który go używa. W tym momencie podawana jest również informacja czy dany pojazd jest pojazdem firmowym. W podobny sposób dodaje się do systemu przyczepy.
Wprowadzanie nowego pojazdu.
W momencie, gdy pracownik, do którego przypisane jest auto otwiera kartą szlaban rejestrowane jest przejście tego pracownika, jak i przejazd pojazdu. Rejestracje dokonywane są automatycznie, jednak osoba obsługująca Księga gości może sprawdzić czy zarejestrowane zostało właściwe auto i ewentualnie skorygować dane (jeżeli pracownik przejeżdża innym samochodem lub nie posiada przypisanego).
System potrafi rozróżnić przejazd dla aut, od zwykłego przejścia dla pieszych. Tak więc nie wystąpi sytuacja, gdy przejście przez furtkę pracownika z przypisanym samochodem, błędnie zarejestruje przejazd auta.
Zarówno wjazd jak i wyjazd aut mogą być potwierdzane przez pracownika obsługującego Księgę gości, wpisując dodatkowo swoje uwagi lub wagę pojazdu. Jeżeli pojazd posiadał przyczepę możliwe jest również odnotowanie tego faktu. W ten sposób zapewniana jest poprawność danych i dodatkowa kontrola nad przejazdami aut.
Księga gości rejestruje oraz rozróżnia wjazdy i wyjazdy pojazdów, wyświetlając w czytelny sposób listę wszystkich przejazdów, jak i listę aut znajdujących się na terenie obiektu.
Dodatkowym składnikiem Księgi gości jest Historia Księgi gości. Moduł ten pozwala na wyświetlanie, sortowanie i filtrowanie wszystkich przejść gości. Dzięki temu możliwy jest podgląd drogi w której poruszał się gość (na podstawie zdarzeń z czytników).
Korzyści biznesowe wynikające z użytkowania systemu kontroli dostępu z elektroniczną księgą gości i pojazdów:
- automatyzacja wydawania przepustek gościom i kontrahentom,
- uproszczenie procesu wydawania pracownikom kart tymczasowych,
- skrócenie obsługi gości i kontrahentów przez pracowników portierni/sekretariatu,
- elektroniczna ewidencja pojazdów poruszających się po obiekcie,
- szybki dostęp do historii księgi gości wraz ze ścieżkami, którymi goście się poruszali,
- weryfikacja uprawnień do przyjmowania gości przez pracowników,
- poprawienie wizerunku i podniesienie prestiżu organizacji,
- zautomatyzowanie powiadamiania o oczekujących gościach poprzez e-mail,
- zwiększenie poziomu bezpieczeństwa fizycznego firmy,
- eliminacja tradycyjnej księgi gości (wejść-wyjść).