Ewidencja i Rejestracja czasu pracy - Oprogramowanie, Aplikacja, Program

Program RCP jest podstawową aplikacją całego systemu. Działa w konfiguracji klient-serwer, ale może również być używany lokalnie w wersji jednostanowiskowej. Dla pracy wielostanowiskowej i korzystania z systemu przez wiele osób możliwie jest nadanie praw dostępu i ograniczenia zakresu dostępu danego użytkownika np. kierownika tylko do danych pracowników zatrudnionych w jednym wydziale.

Podstawowe cechy systemu:

Obsługa wielu systemów pracy :
- podstawowy (tradycyjny, np. pn- pt, 8-16),
- praca zmianowa (z uwzględnieniem dni wolnych), można ustawić automatyczne rozpoznawanie zmiany roboczej,
- równoważnego czasu pracy,
- elastyczny czas pracy, czyli ruchomy czas pracy, realizowany jest poprzez możliwość wprowadzenia różnych godzin rozpoczynania pracy w różnych dniach albo wskazanie przedziału czasu, w którym pracownik ma wykonać pracę,
- w ruchu ciągłym,
- skróconego tygodnia pracy,
- zadaniowy (rozliczanie zleceń),
- nienormowany czas pracy.
Możliwość definiowania indywidualnych systemów rozliczania dla każdego pracownika.
Obsługa różnych okresów rozliczeniowych, w tym także roczny okres rozliczeniowy czasu pracy.
Szybkość działania – rozliczenie czasu pracy i generowanie raportu trwa do kilkunastu sekund, przy czym prędkość działania nie jest zależna od stacji roboczej, a od serwera bazy danych RCP.
Funkcjonalna nawigacja i proste w obsłudze, czytelne menu.
Współpraca z najnowszymi serwerami Micrsosoft SQL, od wersji 2005 wzwyż.
Anglojęzyczna wersja programu.
Zarządzanie współdzielonymi profilami i widokami użytkownika.
Predefiniowane panele informacyjne dla pracowników, poprzez aplikację WebInfo.
Import danych dotyczących pracowników z systemów HR np. lista pracowników, listy i kody nieobecności.
Eksport danych i raportów do systemów kadrowo-płacowych (SAP, Teta, RESET2 – R2płatnik, YUMA, SIMPLE, DST – BaaN HR, COMARCH – OPTIMA, InsERT – Gratyfikant GT, Sage – Symfonia kadry i płace, ZETO KIELCE – SATURN-HR, Soneta – enova).

Ewidencja osobowa:

Prowadzenie ewidencji pracowników zatrudnionych w zakładzie pracy podlegających obowiązkowi rejestracji czasu pracy. Ewidencja obejmuje następujące dane pracowników:

numer ewidencyjny (kadrowy) pracownika,
imię i nazwisko,
PESEL, NIP,
adres zamieszkania wraz z telefonem,
daty: zatrudnienia i zwolnienia,
dane kontaktowe np. nr telefonu,
przynależność do określonych struktur organizacyjnych w zakładzie: pion, wydział, komórka, sekcja, stanowisko, grupa,
Miejsce Powstawania Kosztów (centra kosztowe).

Karta danych ewidencji pracownika.

Ewidencja identyfikatorów

Pracownicy dla potrzeb rejestracji i rozliczenia czasu pracy, jak i kontroli dostępu posługują się identyfikatorami. Mogą nimi być zarówno karty identyfikacyjne (magnetyczne, zbliżeniowe,) lub indywidualne cechy biologiczne pracowników (odcisk palca, kształt dłoni, układ żył palca itp.)
Program RCP prowadzi ewidencję identyfikatorów. Identyfikatory jednoznacznie określają pracownika. Identyfikator może w różnych okresach należeć do różnych osób. W przypadku stosowania cech biologicznych w charakterze identyfikatorów konieczne jest przechowywanie opisu tych cech, w takiej formie, aby nie było możliwe odtworzenie cechy z danych zapisanych w bazie (np. nie można odtworzyć odcisku palca).

Czytniki

System współpracuje z następującymi czytnikami:

czytnik kart (zbliżeniowych, procesorowych, magnetycznych) MEGA103 produkcji Polsystem,
czytniki magnetyczne SD-100, 110,
czytnikiem biometrycznym.

Architektura systemu umożliwia dodanie kolejnych rodzajów czytników współpracujących z system RCP/KD.

Planowanie czasu pracy

Planowanie czasu pracy polega na określeniu sposobu i godzin pracy dla poszczególnych osób. Odbywa się ono na bazie wbudowanego w systemie kalendarza, w którym można określić dodatkowe dni wolne lub robocze.
Pracownicy w różnych okresach mogą pracować według różnych Harmonogramów – określone jest to w planie pracy. Uwzględniane są także przerwy zaliczane lub nie zaliczane do czasu pracy.
Program może rozliczać następujące systemy pracy:

podstawowy (tradycyjny, np. pn- pt, 8- 16),
praca zmianowa (z uwzględnieniem dni wolnych) – można ustawić automatyczne rozpoznawanie zmiany roboczej,
równoważnego czasu pracy,
elastyczny czas pracy – ruchomy czas pracy realizowany jest poprzez możliwość wprowadzenia różnych godzin rozpoczynania pracy w różnych dniach albo wskazanie przedziału czasu, w którym pracownik ma wykonać pracę,
w ruchu ciągłym,
skróconego tygodnia pracy,
zadaniowy (rozliczanie zleceń),
nienormowany czas pracy.

Definiowanie przykładowego harmonogramu.

Plan pracy.

Planowanie czasu pracy może odbywać się dwuetapowo: w pierwszej kolejności kierownicy jednostek organizacyjnych tworzą plan pracy (roboczy), następnie jest on zatwierdzany przez uprawnione do tego osoby.
Program RCP umożliwia planowanie czasu pracy poszczególnych pracowników, a następnie może zweryfikować (i podpowiedzieć użytkownikowi) czy zaplanowana wartość czasu jest odpowiednia w wybranym okresie czasu. Ponadto program podpowiada jaka wartość czasu pozostaje do zaplanowania.

Walidacja zaplanowanego czasu pracy.

Pracownicy w różnych okresach czasu mogą pracować według różnych systemów – określone jest to w planie pracy. Uwzględniane są także przerwy zaliczane lub nie zaliczane do czasu pracy.
Raz zdefiniowany harmonogram, może być przypisany przez użytkownika programu jednemu pracownikowi lub grupie pracowników którzy pracują według tego samego grafiku na czas określony (w datach od do), lub na czas nieokreślony.

Planowanie nieobecności

Program RCP umożliwia planowanie i ewidencjonowanie nieobecności pracowników w dowolnym okresie. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania dowolnych typów nieobecności. Program pozwala również na planowanie urlopów dla pojedynczych pracowników lub dla całych grup. W praktyce często absencje są importowane z wykorzystywanego w firmie systemu kadrowo- płacowego. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie ma potrzeby wprowadzać ich dwa razy.

Grupowe wprowadzanie absencji (urlopu wypoczynkowego).

Ewidencja rejestracji

Program zapisuje wszystkie rejestracje dokonywane przez czytniki w bazie danych. Można je w dowolnym momencie przeglądać, modyfikować, a nawet dodawać nowe (np. gdy pracownik zapomni zarejestrować swoje przyjście do zakładu) i kasować.

Raport rejestru przejść.

Struktura zakładu pracy – elektroniczny obraz organizacji

Słowniki służą wprowadzaniu danych początkowych do programu. Pod pojęciem dane początkowe rozumiemy pracowników wraz z danymi ewidencyjnymi przypisanymi do nich, którzy zajmują odpowiednie miejsce w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa. Pracownicy mogą być przypisani do odpowiednich wydziałów, grup, możemy określić na jakich stanowiskach są zatrudnieni, ponadto możemy określić charakter ich pracy, czy nawet przypisać ich do odpowiedniego MPK (Miejsca Powstawania Kosztów).
Tak jak w firmie, w systemie RCP wydziały mają strukturę drzewa. Każdy wydział może mieć podwydziały. Każdy podwydział – komórki, itd.
Grupy pozwalają na wprowadzenie dodatkowej cechy umożliwiającej tworzenie zestawień wg tej cechy i podobnie jak wydziały, są zorganizowane hierarchicznie.
Wydziały, grupy, stanowiska i MPK mogą być dowolnie dodawane, modyfikowane i usuwane z systemu przez uprawnionych użytkowników.
Podsumowaniem wypełnionych kartotek (słowników) jest jako elektroniczny obraz przedsiębiorstwa.

Słowniki – struktura wydziałów.

Rozliczanie czasu pracy

Program RCP umożliwia automatyczną ewidencję czasu pracy na podstawie rejestracji dokonanych za pomocą identyfikatorów (kart) przez pracowników w czytnikach. Następnym krokiem jest przetworzenie danych źródłowych (rejestracji). Wynikiem tego jest karta czasu pracy. Tworzenie karty czasu pracy polega na porównaniu faktycznej obecności pracownika w zakładzie pracy z wcześniej określonym planem pracy wg tzw. harmonogramu oraz planem absencji (urlopy, delegacje, zwolnienia i inne). Dostępne są następujące sposoby wykonywania rozliczenia czasu pracy:

Rozliczenie wybranego pracownika lub grupy za dowolny okres czasu (okres rozliczeniowy), np. tydzień, miesiąc, kwartał czy rok – okres rozliczeniowy jest definiowany dowolnie.
Rozliczenie przed końcem okresu rozliczeniowego – dni pozostałe do końca okresu (nie istnieją jeszcze rejestracje) rozliczane są według planu pracy, np. rozliczenie całego miesiąca w dniu 25 tego miesiąca – do 24 dnia uwzględniane są rejestracje, od 25 do końca miesiąca – zaliczana jest norma według planu pracy.

Rozliczenie pracowników za wybrany okres

Operatorzy/użytkownicy oprogramowania mają do dyspozycji możliwość modyfikacji automatycznie wyliczonych przez oprogramowanie godzin.

Rozliczenie pracownika – szczegóły dnia.

Ponadto administratorzy mają możliwość zdefiniowania wielu parametrów, na podstawie, których system będzie automatycznie dokonywał rozliczenia pracowników. Do tych parametrów należy zaliczyć możliwość definiowania m.in.:

dowolnych okresów rozliczeniowych (1- miesięcznych, 3- miesięcznych, 6- miesięcznych, 12- miesięcznych itp.),
godzin nocnych obowiązujących w danej organizacji,
godzin popołudniowych obowiązujących w danej organizacji,
automatycznego rozpoznawania zmian na podstawie rejestracji pracowników,
elastycznego czasu pracy, poprzez możliwość wprowadzenia różnych godzin rozpoczynania pracy w różnych dniach albo wskazanie przedziału czasu, w którym pracownik ma rozpocząć pracę,
zaokrągleń czasu pracy (np. do pełnych godzin, do pół godziny, 10 min. itd),
ilości minimalnego przepracowanego czasu jaki chcemy zaliczyć do czasu pracy (odrębnie dla godzin nominalnych, nadgodzin i godzin nocnych),
automatycznego traktowania i zaliczania nadgodzin po spełnieniu określonych kryteriów (odrębnie w dni robocze, dni wolne oraz niedziele i święta),
limitów nadgodzin,
wyjść/wejść służbowych,
przerw – zarówno zaliczanych jak i niezaliczanych do czasu pracy,
czasu dojścia i odejścia do/od stanowiska pracy,
tolerancji spóźnień i wcześniejszych wyjść.

Rozliczenie dokonywane w systemie jest zgodnie z przepisami polskiego prawa pracy – źródło: Kodeks pracy.
W przypadku wystąpienia błędów (brak rejestracji, niewyjaśnione wyjście w trakcie pracy, spóźnienie, itp.) rozliczenie może być kontynuowane lub też może zostać zablokowane do czasu wyjaśnienia i ręcznej modyfikacji odczytów.

Walidacja rozliczeń i planu pracy z przepisami Kodeksu pracy

Program RCP posiada wbudowane narzędzia dające możliwość weryfikowania planu pracy oraz danych rozliczeń pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami. Użytkownik może dowolnie zdefiniować odpowiednie systemy czasu pracy, a następnie przypisać je wybranym osobom lub grupom osób. W ramach wybranego systemu czasu pracy możemy kontrolować m.in.:

Normę dobową pracownika,
Normę tygodniową pracownika,
Wymagany odpoczynek dobowy,
Wymagany odpoczynek tygodniowy,
Limit nadgodzin dziennie,
Limit nadgodzin rocznie.

Analiza kosztów przedsiębiorstwa

Program RCP pełni rolę przydatnego narzędzia wspomagającego działania kontrolingowe w przedsiębiorstwie. Wsparcie dla analizy kosztów ze strony systemu RCP może odbywać się poprzez przypisanie pracownikowi dodatkowego atrybutu jakim jest Miejsce Powstawania Kosztów (MPK). Jest ono atrybutem przypisanym pracownikowi lub grupie pracowników, czasami nazywany jest także centrum kosztowym. Mówi nam, do jakiego MPK należy wliczyć koszty pracy pracownika w danym okresie: dniu, tygodniu, miesiącu. MPK w stosunku 1:1 może odzwierciedlać alokację kosztów osobowych.

Zestawienia oraz raporty tworzone przez program RCP

Przy pomocy programu RCP możemy stworzyć wiele różnorodnych raportów czy zestawień, m.in.:

Dane ewidencyjne:
- lista pracowników (wszystkich, wg wydziałów, grup, MPK lub wg innego zdefiniowanego przez użytkownika kryterium),
- lista identyfikatorów.
Rejestr Przejść (odczytów):
- wykaz rejestracji pracownika lub grupy w zadanym okresie, z uwzględnieniem wyjść prywatnych i służbowych,
- wykaz rejestracji wg określonego przez użytkownika kryterium (okres, numer zlecenia, grupa pracowników, itp.).
Lista obecności:
- Zestawienie obecności,
- Zestawienie spóźnień i wcześniejszych wyjść,
- Obecność według grafiku,
- Raport niezgodności wejść i wyjść.
Zestawienia czasu pracy
- zestawienie czasu pracy pracownika lub grupy w określonym czasie z podsumowaniem i bilansem,
- indywidualne karty ewidencji czasu pracy: miesięczne, roczne, za dowolny okres,
- grupowe karty ewidencji czasu pracy: miesięczne, roczne, za dowolny okres,
- szczegóły rozliczenia czasu pracy pracownika,
- absencje pracowników,
- limity absencji pracowników,
- rozliczenie strefowe – czas pracy w poszczególnych strefach zakładu pracy.
Inne zestawienia
- Zestawienia Sum – zestawienia danych tworzone wg definicji użytkownika. Na zestawienia te mogą składać się dowolne konfiguracje składników kodów nieobecności lub składników rozliczeń, konfigurowane według dowolnej definicji użytkownika,
- Zestawienia dni wolnych oraz niedziel i świąt,
- Plan pracy,
- Wykonanie planu,
- Zestawienie logów – system RCP rejestruje wszelkie działania użytkowników w bazie danych systemu RCP, które miały miejsce.

Zestawienia, raporty i karty ewidencji czasu pracy możemy bezpośrednio z poziomu oprogramowania RCP wydrukować lub zapisać do pliku (np. w formacie *.xls, *.xml lub *.txt). Program RCP Polsystem umożliwia także w najprostszy możliwy sposób (poprzez zaznaczenie pewnego zakresu ekranu i skopiowanie zawartości do schowka) zapisanie informacji bezpośrednio do pliku *.xls lub innego.

Eksport oraz import danych do sytemu RCP

Oprogramowanie naszego systemu współpracuje w zakresie importu i eksportu danych z wieloma systemami kadrowo- płacowymi m.in. takich producentów jak: SAP/R3, Teta, RESET2 – R2płatnik, YUMA, Macrologic SA – Xpertis Kadry i płace, ADP, SIMPLE, DST – BaaN HR, COMARCH – OPTIMA, InsERT – Gratyfikant GT, Sage – Symfonia kadry i płace, ZETO KIELCE – SATURN- HR czy Soneta – enova. Ze względu na nowoczesną budowę naszego systemu, możliwości jego integracji z innymi systemami, nawet w trybie online, są praktycznie nieograniczone.
Program RCP posiada narzędzia umożliwiające eksport praktycznie wszystkich danych znajdujących się w bazie danych systemu RCP do pliku celem dalszego ich przetwarzania w innych systemach np. kadrowo- płacowych.
Pliki eksportu mogą być zapisywane do formatów: *.xml, *.xls,*.txt oraz do plików *.csv
Eksport danych
W przypadku zastosowania innych czytników, możliwe jest importowanie rejestracji z pliku tekstowego wprost do bazy programu RCP, dzięki konfigurowalnym importom. Importu danych do programu możemy dokonać z plików *.xml, *.xls oraz tekstowych.

Administracja – logowanie do systemu i uprawnienia użytkowników

Logowanie użytkowników programu do systemu zabezpieczone jest hasłem. Ciekawą z punktu widzenia administratorów systemu RCP funkcjonalnością jest możliwość logowania do systemu bez podawania hasła użytkownika (z użyciem nazwy komputera – wykorzystanie usługi Active Directory).

Logowanie do systemu (z użyciem nazwy komputera).

Dostęp użytkowników do funkcji programu RCP może być ograniczony przez administratora systemu. Ograniczenia mogą być nakładane na poszczególne funkcje (przeglądanie, modyfikacja, nowe dane, usuwanie, wydruki) oraz operacje (wykonywanie). Ponadto można ograniczyć poszczególnych użytkowników do danych znajdujących się w systemie takich jak: pracownicy; harmonogramy; absencje dzienne; absencje godzinne; okres przeglądania. Kierownik wydziału lub Mistrz produkcji może mieć dostęp tylko do danych pracowników swojego wydziału. Możemy określić także, do jakiego okresu przeglądania (ile dni wstecz, do przodu lub bez ograniczenia) ma mieć wgląd dany użytkownik systemu.

Definiowanie uprawnień użytkowników.

Interfejs w języku angielskim

Oprogramowanie RCP 5.0 Polsystem posiada możliwość przełączenia interfejsu programu na język inny niż polski, np. na angielski. Poniżej prezentujemy kilka przykładowych zrzutów ekranu w wersji anglojęzycznej.