Rejestracja czasu pracy – RCP

Program RCP służy do automatycznego obliczania czasu pracy pracowników. Działa w konfiguracji klient-serwer, lecz można go też używać lokalnie w wersji jednostanowiskowej. Dla pracy wielostanowiskowej i korzystania z systemu przez wiele osób możliwie jest nadanie praw dostępu i ograniczenia zakresu dostępu danego użytkownika np. kierownika tylko do danych pracowników zatrudnionych w jednym wydziale.

Cechy systemu RCP

Do podstawowych cech charakteryzujących system rejestracji czasu pracy, należą:

• Obsługa wielu systemów pracy,
• Możliwość definiowania indywidualnych systemów rozliczania dla każdego pracownika,
• Obsługa różnych okresów rozliczeniowych,
• Szybkość działania – rozliczenie czasu pracy i generowanie raportu trwa do kilkunastu sekund, przy czym prędkość działania nie jest zależna od stacji roboczej, a od serwera bazy danych RCP,
• Funkcjonalna nawigacja i proste w obsłudze, czytelne menu,
• Współpraca z najnowszymi serwerami Microsoft SQL, od wersji 2005 wzwyż,
• Anglojęzyczna wersja programu,
• Zarządzanie współdzielonymi profilami i widokami użytkownika,
• Predefiniowane panele informacyjne dla pracowników, poprzez aplikację WebInfo,
• Import danych dot. pracowników z systemów HR np. lista pracowników, listy i kody nieobecności,
• Eksport danych i raportów do systemów kadrowo-płacowych (SAP, Teta, RESET2 – R2płatnik, YUMA, SIMPLE, DST – BaaN HR, COMARCH – OPTIMA, InsERT – Gratyfikant GT, Sage – Symfonia kadry i płace, ZETO KIELCE – SATURN-HR, Soneta – enova).

Planowanie czasu pracy z systemem RCP

Planowanie czasu pracy

Jak wiadomo, planowanie czasu pracy określa sposób i godziny pracy dla poszczególnych osób. Odbywa się ono na bazie wbudowanego w systemie kalendarza, w którym wskazuje się dodatkowe dni wolne lub robocze. Pracownicy w różnym czasie mogą pracować według rozmaitym harmonogramów, co określa się planie pracy. Uwzględnia się także przerwy zaliczane lub niezaliczane do czasu pracy.

Pracownicy w różnych okresach mogą pracować według różnych systemów – określone jest to w planie pracy. Uwzględnia się także przerwy zaliczane lub niezaliczane do czasu pracy. Raz zdefiniowany harmonogram może być przypisany przez użytkownika programu jednemu pracownikowi lub grupie, pracującej według tego samego grafiku na czas określony, lub na czas nieokreślony.

Program rozlicza następujące systemy pracy:

• podstawowy (tradycyjny, np. Pn-Pt, 8-16),
• praca zmianowa (z uwzględnieniem dni wolnych) –  można ustawić automatyczne rozpoznawanie zmiany roboczej,
• równoważny czasu pracy,
• elastyczny czas pracy – ruchomy czas pracy realizowany jest poprzez możliwość wprowadzenia różnych godzin rozpoczynania pracy w różnych dniach albo wskazanie przedziału czasu, w którym pracownik ma wykonać pracę,
• w ruchu ciągłym,
• skrócony tydzień pracy,
• zadaniowy (rozliczanie zleceń),
• nienormowany czas pracy.

Planowanie czasu pracy odbywa się dwuetapowo. W pierwszej kolejności kierownicy jednostek organizacyjnych tworzą plan pracy (roboczy), a potem zatwierdzają go uprawnione do tego osoby. Program RCP umożliwia planowanie czasu pracy poszczególnych pracowników i następnie może zweryfikować (oraz podpowiedzieć użytkownikowi) czy zaplanowana wartość czasu jest odpowiednia w wybranym casie. Ponadto podpowiada on, jaka wartość czasu pozostaje do zaplanowania.

Planowanie nieobecności

System rejestracji czasu pracy  pozwala na planowanie i ewidencjonowanie nieobecności pracowników w dowolnym okresie. Użytkownik ma opcję zdefiniowania dowolnych typów nieobecności. Umożliwia również na planowanie urlopów dla pojedynczych pracowników lub dla całych grup. W praktyce często absencje są importowane z wykorzystywanego w firmie systemu kadrowo-płacowego. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie ma potrzeby wprowadzać ich dwa razy.

Rozliczanie czasu pracy

Program RCP pozwala na automatyczną ewidencję czasu pracy na podstawie rejestracji dokonanych za pomocą identyfikatorów (kart) przez pracowników w czytnikach. Następnym krokiem jest przetworzenie danych źródłowych (rejestracji). Wynikiem tego jest karta czasu pracy. Tworzenie karty czasu pracy polega na porównaniu faktycznej obecności pracownika w pracy z wcześniej określonym planem pracy. Następujące sposoby wykonywania rozliczenia czasu pracy:

• Rozliczenie wybranego pracownika lub grupy za dowolny okres, np. tydzień, miesiąc, kwartał czy rok,
• Rozliczenie przed końcem okresu rozliczeniowego – dni pozostałe do końca okresu rozlicza się według planu pracy.

Operatorzy/użytkownicy oprogramowania mają do dyspozycji możliwość modyfikacji automatycznie wyliczonych przez oprogramowanie godzin.

Ponadto administratorzy mogą zdefiniować wiele parametrów, na podstawie których system będzie automatycznie dokonywał rozliczenia pracowników. Zalicza się do nich możliwość definiowania m.in.:

• dowolnych okresów rozliczeniowych (1- miesięcznych, 3- miesięcznych, 6- miesięcznych itp.),
• godzin nocnych obowiązujących w danej organizacji,
• godzin popołudniowych obowiązujących w danej organizacji,
• automatycznego rozpoznawania zmian na podstawie rejestracji pracowników,
• elastycznego czasu pracy – możliwość wprowadzenia różnych godzin rozpoczynania pracy w różnych dniach albo wskazanie przedziału czasu, w którym pracownik ma rozpocząć pracę,
• zaokrągleń czasu pracy (np. do pełnych godzin, do pół godziny itd.),
• ilości minimalnego przepracowanego czasu, jaki chcemy zaliczyć do czasu pracy (odrębnie dla godzin nominalnych, nadgodzin i godzin nocnych),
• automatycznego traktowania i zaliczania nadgodzin po spełnieniu określonych kryteriów (odrębnie w dni robocze, dni wolne oraz niedziele i święta),
• limitów nadgodzin,
• wyjść/wejść służbowych,
• przerw – zarówno zaliczanych, jak i niezaliczanych do czasu pracy,
• czasu dojścia i odejścia do/od stanowiska pracy,
• tolerancji spóźnień i wcześniejszych wyjść.

W przypadku wystąpienia błędów (brak rejestracji, niewyjaśnione wyjście w trakcie pracy, spóźnienie itp.) rozliczenie może być kontynuowane lub zablokowane do czasu wyjaśnienia i ręcznej modyfikacji odczytów.

Walidacja rozliczeń i planu pracy z przepisami Kodeksu pracy

Program RCP ma wbudowane narzędzia, które mogą weryfikować plan pracy oraz danych rozliczeń pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami. Użytkownik może dowolnie zdefiniować odpowiednie systemy czasu pracy, a następnie przypisać je wybranym osobom lub grupom. W ramach wybranego systemu czasu pracy możemy kontrolować m.in.:

• Normę dobową pracownika,
• Normę tygodniową pracownika,
• Wymagany odpoczynek dobowy,
• Wymagany odpoczynek tygodniowy,
• Limit nadgodzin dziennie,
• Limit nadgodzin rocznie.

System RCP – funkcje

Ewidencja osobowa

Prowadzenie ewidencji pracowników zatrudnionych w zakładzie pracy podlegających obowiązkowi rejestracji czasu pracy. Ewidencja obejmuje następujące dane pracowników:

• numer ewidencyjny (kadrowy) pracownika,
• imię i nazwisko,
• PESEL,
• NIP,
• miejsce zamieszkania wraz z telefonem,
• daty zatrudnienia i zwolnienia,
• dane kontaktowe,
• przynależność do określonych struktur organizacyjnych w zakładzie: pion, wydział, komórka, sekcja, stanowisko, grupa,
• Miejsce Powstawania Kosztów (centra kosztowe).

Ewidencja identyfikatorów

Pracownicy dla rejestracji, rozliczenia czasu pracy i kontroli dostępu posługują się identyfikatorami. Mogą nimi być karty identyfikacyjne (magnetyczne, zbliżeniowe) lub indywidualne cechy biologiczne pracowników (odcisk palca, kształt dłoni itp.). Program RCP prowadzi ewidencję identyfikatorów, które jednoznacznie określają pracownika. Co ważne, mogą one w odmiennych okresach należeć do różnych osób. Gdy cechy biologiczne stosuje się jako identyfikatory, należy przechowywać opisy tych cech, w takiej formie, aby uniemożliwić odtworzenie cechy z danych zapisanych w bazie (np. nie można odtworzyć odcisku palca).

Integracja z czytnikami

System współpracuje z następującymi czytnikami:

• czytnik kart (zbliżeniowych, procesorowych, magnetycznych) MEGA103 produkcji Polsystem,
• czytniki magnetyczne SD-100, 110,
• czytnikiem biometrycznym.

Architektura systemu umożliwia dodanie kolejnych rodzajów czytników współpracujących z system RCP/KD.

Ewidencja rejestracji

Program zapisuje wszystkie rejestracje dokonywane przez czytniki w bazie danych. Można je w dowolnym momencie przeglądać, modyfikować, a nawet dodawać nowe (np. gdy pracownik zapomni zarejestrować swoje przyjście do pracy) i kasować.

Struktura zakładu pracy

Słowniki wprowadzają dane początkowe do programu, takie jak pracownicy z danymi ewidencyjnymi, przypisani do określonej struktury organizacyjnej firmy. Można wskazać ich wydziały, grupy, stanowiska, charakter pracy czy MPK (Miejsca Powstawania Kosztów).

W systemie rejestracji czasu pracy wydziały tworzą strukturę drzewa z podwydziałami i komórkami, a grupy, podobnie jak wydziały, mają hierarchiczną organizację i umożliwiają tworzenie zestawień. Wszystkie elementy (wydziały, grupy, stanowiska, MPK) można edytować przez uprawnionych użytkowników. Wypełnione kartoteki stanowią elektroniczny obraz przedsiębiorstwa.

Analiza kosztów przedsiębiorstwa

Program RCP to oczywiście przydatne narzędzie wspomagające działania kontrolingowe w przedsiębiorstwie. Wsparcie dla analizy kosztów ze strony systemu rejestracji czasu pracy może odbywać się poprzez przypisanie pracownikowi dodatkowego atrybutu, jakim jest Miejsce Powstawania Kosztów – MPK – czasami nazywane centrum kosztowym. To atrybut przypisany pracownikowi lub grupie pracowników, Mówi nam, do jakiego MPK należy wliczyć koszty pracy pracownika w danym okresie – dniu, tygodniu, miesiącu. W stosunku 1:1 może odzwierciedlać alokację kosztów osobowych.

Raporty z systemu RCP

Przy pomocy programu rejestracji czasu pracy możemy stworzyć wiele rozmaitych raportów czy zestawień, m.in.:

• Dane ewidencyjne:
  • lista pracowników (wszystkich, wg wydziałów, grup, MPK lub wg innego zdefiniowanego przez użytkownika kryterium),
  • lista identyfikatorów.
• Rejestr Przejść (odczytów):
  • wykaz rejestracji pracownika lub grupy w zadanym okresie, z uwzględnieniem wyjść prywatnych i służbowych,
  • wykaz rejestracji wg określonego przez użytkownika kryterium (okres, numer zlecenia, grupa pracowników itp.).
• Lista obecności:
  • Zestawienie obecności,
  • Zestawienie spóźnień i wcześniejszych wyjść,
  • Obecność według grafiku,
  • Raport niezgodności wejść i wyjść.
• Zestawienia czasu pracy:
  • pracownika lub grupy w określonym czasie z podsumowaniem i bilansem,
  • indywidualne karty ewidencji czasu pracy – miesięczne, roczne, za dowolny okres,
  • grupowe karty ewidencji czasu pracy – miesięczne, roczne, za dowolny okres,
  • szczegóły rozliczenia czasu pracy pracownika,
  • absencje pracowników,
  • limity absencji pracowników,
  • rozliczenie strefowe – czas pracy w poszczególnych strefach zakładu pracy.
• Inne zestawienia
  • zestawienia Sum – zestawienia danych tworzone wg definicji użytkownika. Mogą się na nie składać dowolne konfiguracje składników kodów nieobecności lub składników rozliczeń, konfigurowane wg dowolnej definicji użytkownika,
  • Zestawienia dni wolnych oraz niedziel i świąt,
  • Plan pracy,
  • Wykonanie planu,
  • Zestawienie logów – RCP rejestruje wszelkie działania użytkowników w swojej bazie danych, które miały miejsce.

Zestawienia, raporty i karty ewidencji czasu pracy możemy wydrukować lub zapisać do pliku (np. w formacie *.xls, *.xml lub *.txt) bezpośrednio z poziomu oprogramowania RCP. System rejestracji czasu pracy Polsystem pozwala także w najprostszy możliwy sposób (poprzez skopiowanie pewnego zaznaczonego zakresu ekranu do schowka) zapisanie informacji bezpośrednio do pliku *.xls lub innego.

Import danych w systemie RCP

Oprogramowanie RCP współpracuje w zakresie importu i eksportu danych z wieloma systemami kadrowo- płacowymi m.in. takich producentów jak: SAP/R3, Teta, RESET2 – R2płatnik, YUMA, Macrologic SA – Xpertis Kadry i płace, ADP, SIMPLE, DST – BaaN HR, COMARCH – OPTIMA, InsERT – Gratyfikant GT, Sage – Symfonia kadry i płace, ZETO KIELCE – SATURN- HR czy Soneta – enova. Ze względu na nowoczesną budowę programu, możliwości jego integracji z innymi systemami, nawet w trybie online, są praktycznie nieograniczone.

Program RCP posiada narzędzia pozwalające na eksport niemal wszystkich danych znajdujących się w swojej bazie danych do pliku w celu dalszego ich przetwarzania w innych systemach np. kadrowo- płacowych. Pliki eksportu można zapisać do formatów: *.xml, *.xls,*.txt oraz do plików *.csv

Chcąc zastosować inne czynniki, można zaimportować rejestrację z pliku tekstowego wprost do bazy programu RCP, dzięki konfigurowalnym importom. Importu danych do programu możemy dokonać z plików tekstowych oraz *.xml, *.xls.

System rejestracji czasu pracy – administracja

Logowanie użytkowników programu do systemu rejestracji czasu pracy zabezpiecza się oczywiście hasłem. Istnieje również opcja logowania do systemu bez podawania hasła użytkownika (z użyciem nazwy komputera – wykorzystanie usługi Active Directory).

Logowanie i uprawnienia

Administrator systemu może ograniczyć dostęp użytkowników do funkcji programu RCP. Oczywiście ograniczenia można nakładać na poszczególne funkcje (przeglądanie, modyfikacja, nowe dane, usuwanie, wydruki) i operacje (wykonywanie). Ponadto można ograniczyć dostęp poszczególnych użytkowników do danych znajdujących się w systemie takich jak:

• pracownicy,
• harmonogramy,
• absencje dzienne,
• absencje godzinne,
• okres przeglądania.

Kierownik wydziału lub Mistrz produkcji ma dostęp tylko do danych pracowników swojego wydziału. Możemy określić także, do jakiego okresu przeglądania (ile dni wstecz, do przodu lub bez ograniczenia) ma mieć wgląd dany użytkownik systemu.

Interfejs w języku angielskim

Oprogramowanie RCP 5.0 Polsystem ma możliwość przełączenia interfejsu programu na język inny niż polski, np. na angielski. Poniżej prezentujemy kilka przykładowych zrzutów ekranu w wersji anglojęzycznej: