W związku z wprowadzeniem przez ustawodawcę elastycznego czasu pracy i rocznych okresów rozliczeniowych oraz licznymi pytaniami klientów dotyczącymi jego obsługi w naszym programie RCP 5.0, oto krótki opis jego realizacji za pomocą programu służącego do planowania, ewidencji rozliczania czasu pracy autorstwa firmy Polsystem.
Zmiany w kodeksie pracy i ustawy o związkach zawodowych, które weszły w życie 23 sierpnia 2013 roku, dają możliwość wydłużenia okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy oraz stosowania elastycznego czasu pracy. Zmienione przepisy pozwolą firmom dostosować czas pracy do własnych potrzeb. Jedną z najważniejszych zmian jest wydłużenie okresu rozliczeniowego z 4 do 12 miesięcy. Roczne rozliczenie czasu pracy oraz jego uelastycznienie sprzyjają lepszej organizacji pracy oraz elastycznemu reagowaniu na zmieniającą się koniunkturę gospodarczą, dostosowywaniu się do sezonowych wahań zamówień, efektywniejszemu wykorzystywaniu zasobów kadrowych oraz zachowaniu miejsc pracy w okresie dekoniunktury.
Elastyczny (ruchomy) czas pracy (z ang. flexible working time) oznacza możliwość zdefiniowania różnych godzin rozpoczęcia czasu pracy w tygodniowym grafiku pracownika. Możliwe jest także wyznaczenie przedziału godzin, w których pracownik powinien rozpocząć pracę, bez narzucania godziny rozpoczęcia pracy, np. wyznaczenie jej między godziną 7 a 10 przy warunku wypracowania normy dziennej. Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy swoich pracowników w formie pisemnej lub elektronicznej.
Realizacja tych opcji w programie RCP 5.0 sprowadza się do stworzenia harmonogramu i zdefiniowania w odpowiedni sposób obowiązkowych i dozwolonych godzin czasu pracy.
Przykład
- W poniedziałek i wtorek pracownik może przyjść do pracy między godziną 7 a 10.
- We czwartek ma pracować od 8 do 16.
- We wtorek i w piątek powinien pracować w godzinach 10-18.
Realizacja elastycznego czasu pracy w programie RCP 5.0 sprowadza się do stworzenia harmonogramu i zdefiniowania w odpowiedni sposób obowiązkowych i dozwolonych godzin czasu pracy
W takiej konfiguracji program będzie automatycznie zaliczał pracownikowi czas przepracowany w godzinach obowiązkowych i uzupełniał go o czas przepracowany w godzinach dozwolonych, a ewentualne spóźnienia i wcześniejsze wyjścia będzie wykazywał tylko przy naruszeniu godzin obowiązkowych. Przy elastycznym systemie czasu pracy nadal obowiązują ogólne normy systemu czasu pracy, takie jak minimalny odpoczynek dobowy, minimalny odpoczynek tygodniowy itp.
Program RCP 5.0 oprócz standardowych norm systemu czasu pracy pozwala wprowadzić własne, np. bardziej restrykcyjnie sparametryzowane albo dostosowane do wymiaru czasu pracy danego pracownika definicje systemu czasu pracy. Pozwala określić oraz pilnuje przestrzegania takich norm, jak na poniższym zrzucie ekranowym:
Po zdefiniowaniu systemu czasu pracy możliwe jest jego przypisanie dowolnemu pracownikowi lub grupie pracowników w wybranym przedziale czasowym. Program dla pracownika z przypisanym harmonogramem i systemem czasu pracy generuje automatycznie grafik.
Program dla pracownika z przypisanym harmonogramem i systemem czasu pracy generuje automatycznie grafik
W celu ułatwienia operatorowi prowadzenia działań na płaszczyźnie planowania czasu pracy, program dla danego okresu rozliczeniowego pokazuje podpowiedzi:
Na tak wygenerowany automatycznie plan pracy, program do rozliczania czasu pracy RCP 5.0 daje możliwość ręcznego nanoszenia modyfikacji, co przydaje się np. gdy pracownik chce zamienić się z innym zmianą lub chce odpracować czas niewypracowany innego dnia. Jeśli podczas definiowania harmonogramu lub wprowadzania ręcznych modyfikacji zostanie naruszona któraś ze zdefiniowanych wcześniej reguł systemu czasu pracy program o tym poinformuje.
Prezentowane uwagi są także dostępne z poziomu zbiorczego raportu uwzględniającego wszystkich pracowników. Program RCP 5.0 pozwala ustawić okres rozliczeniowy na dowolną długość z zakresu 1 do 12 miesięcy, przy czy, jak opisano powyżej, waliduje on (porównuje ze wzorcem) grafik pod kątem przestrzegania norm sytemu czasu pracy w zdefiniowanym okresie rozliczeniowym. Pracodawca powinien przekazywać pracownikowi jego rozkład czasu pracy na co najmniej tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który sporządzono rozkład.
Podczas wdrożenia RCP 5.0 istnieje opcja udostępnienia pracownikom stanowisk zwanych InfoKioskami z uruchomionym programem WebInfo, gdzie pracownicy po zalogowaniu się, np. przez odbicie swoją kartą zbliżeniową, mogą przeglądać swój grafik na najbliższy okres oraz przeglądać rozliczenie swojego czasu pracy, wykorzystane urlopy, komunikaty czy nawet elektronicznie zgłaszać wnioski urlopowe.
W programie WebInfo pracownicy mogą przeglądać swój grafik, rozliczenie czasu pracy, wykorzystane urlopy, komunikaty itp.