Wraz z początkiem 2019 roku, polskie przepisy dotyczące przechowywania ewidencji czasu pracy uległy znaczącej zmianie. Zgodnie z nowymi regulacjami, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym ewidencji czasu pracy, został wydłużony z 3 do 10 lat. Ta zmiana, zawarta w art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy, wprowadza nowe wyzwania dla pracodawców w zakresie archiwizacji i ochrony danych pracowniczych.
Dlaczego to ważne?
Ewidencja czasu pracy jest teraz integralną częścią dokumentacji pracowniczej, która musi być przechowywana w sposób zapewniający poufność, integralność, kompletność i dostępność. To oznacza, że każdy pracodawca musi mieć pewność, że jego systemy przechowywania danych są zabezpieczone przed uszkodzeniem lub zniszczeniem, a także zapewniają łatwy dostęp do danych, gdy będzie to konieczne. Przechowywanie dokumentacji w postaci papierowej dla wszystkich zatrudnionych pracowników przez okres dekady dla dużych przedsiębiorstw to spore wyzwanie logistyczne. Co począć?
Jakie są rozwiązania?
Jednym z kluczowych rozwiązań jest zastosowanie oprogramowania do elektronicznej ewidencji czasu pracy, takiego jak Polsystem. Nasze rozwiązania zapewniają nie tylko efektywne i precyzyjne śledzenie czasu pracy pracowników, ale także bezpieczne i zgodne z przepisami przechowywanie danych przez wymagany okres. Dodatkowo aby nie obciążać działania systemu nadmierną ilością danych oferujemy swoim Klientom dodatkową bezpieczną usługę archiwizacja ich danych w ich środowisku. Dzięki czemu wciąż mają do niej dostęp a nie spowalnia działania systemu.
Korzyści z Elektronicznej Ewidencji Czasu Pracy:
- Zabezpieczenie danych: Oprogramowanie zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych, chroniąc przed nieautoryzowanym dostępem i utratą informacji.
- Łatwy dostęp do historii pracownika: W każdej chwili możesz uzyskać dostęp do pełnej historii czasu pracy każdego pracownika, co jest szczególnie ważne w przypadku kontroli lub sporów prawnych.
- Oszczędność czasu i zasobów: Automatyzacja procesu ewidencji czasu pracy znacznie redukuje czas potrzebny na zarządzanie danymi pracowniczymi i ich archiwizację.
- Elektroniczna ewidencja, pozwala przygotować odpowiedzenie formy wydruku i w dowolnym czasie umożliwia wydruk odpowiednich zestawień
Podsumowanie
Przepisy, choć wydłużają okres przechowywania dokumentacji, stwarzają też szansę na ulepszenie systemów zarządzania czasem pracy. Inwestycja w nowoczesne oprogramowanie do elektronicznej ewidencji czasu pracy to nie tylko krok w kierunku zgodności z przepisami, ale także sposób na efektywniejsze zarządzanie zasobami ludzkimi w Twojej firmie.