Od początku 2019 roku w Polsce nastąpiła istotna zmiana przepisów dotyczących przechowywania ewidencji czasu pracy. Nowe regulacje wydłużyły okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym ewidencji czasu pracy, z 3 do 10 lat. Zmiana ta, wynikająca z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy, stawia przed pracodawcami nowe wyzwania związane z archiwizacją i ochroną danych pracowników.
Ile przechowywać ewidencję czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy stanowi obecnie nieodłączny element dokumentacji pracowniczej, która musi być przechowywana z zachowaniem poufności, integralności, kompletności i dostępności. Oznacza to, że pracodawcy muszą zadbać o odpowiednie zabezpieczenia chroniące dane przed uszkodzeniem lub zniszczeniem, jednocześnie zapewniając łatwy dostęp do informacji, gdy będzie to potrzebne. Dla dużych przedsiębiorstw przechowywanie papierowej dokumentacji wszystkich pracowników przez 10 lat stanowi istotne wyzwanie logistyczne. Jak sobie z tym poradzić?
Sposoby na poprawne przechowywanie ewidencji czasu pracy
Jednym z kluczowych rozwiązań jest zastosowanie oprogramowania do elektronicznej ewidencji czasu pracy, takiego jak Polsystem. Nasze rozwiązania zapewniają nie tylko efektywne i precyzyjne śledzenie czasu pracy pracowników. Pozwalają również na bezpieczne i zgodne z przepisami przechowywanie danych przez wymagany okres. Co więcej, aby nie obciążać działania systemu nadmierną ilością danych, oferujemy swoim Klientom dodatkową bezpieczną usługę archiwizacja ich danych w ich środowisku. Dzięki czemu wciąż mają do niej dostęp, a nie spowalnia działania systemu.
Korzyści z Elektronicznej Ewidencji Czasu Pracy:
- Zabezpieczenie danych – Oprogramowanie zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych, chroniąc przed nieautoryzowanym dostępem i utratą informacji.
- Łatwy dostęp do historii pracownika – W każdej chwili możesz uzyskać dostęp do pełnej historii czasu pracy każdego pracownika, co jest szczególnie ważne w przypadku kontroli lub sporów prawnych.
- Oszczędność czasu i zasobów – Automatyzacja procesu ewidencji czasu pracy znacznie redukuje czas potrzebny na zarządzanie danymi pracowniczymi i ich archiwizację.
- Elektroniczna ewidencja, pozwala przygotować odpowiedzenie formy wydruku i w dowolnym czasie umożliwia wydruk odpowiednich zestawień
Przepisy, choć wydłużają okres przechowywania dokumentacji, stwarzają też szansę na ulepszenie systemów zarządzania czasem pracy. Inwestycja w nowoczesne oprogramowanie, jakim jest system RCP, to nie tylko krok w kierunku zgodności z przepisami, ale także sposób na efektywniejsze zarządzanie zasobami ludzkimi w Twojej firmie.