Dokumentacja papierowa powoli staje się przeżytkiem, a coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na elektroniczny obieg dokumentów w swojej firmie. Zdalne działanie w tym zakresie ma w sobie wiele zalet, a przede wszystkim brak zalegających segregatorów i stosów papierów oraz usprawnienie pracy w przedsiębiorstwie. Już teraz poznajcie dokładne informacje dotyczące tej kwestii.
Jakie dokumenty przetwarza się w firmie?
Potencjał elektronicznego obiegu dokumentów w firmie może nie być widoczny, jeśli nie zauważy się, jakie dokumenty oraz jaka ich ilość jest przetwarzana. Warto zauważyć, że każda organizacja, niezależnie od swojej wielkości przetwarza dokumenty:
- Administracyjne – notatki służbowe, wnioski wewnętrzne, jak również pisma przychodzące i wychodzące,
- Zakupowe i logistyczne – potwierdzenia dostaw, zamówienia, zapytania zakupowe, jak również protokoły odbioru,
- Dokumenty finansowo-księgowe – faktury dot. sprzedaży i zakupu, noty księgowe, korekty, czy raporty kasowe,
- Kadrowe – umowy o pracę, zlecenie, o dzieło, wnioski urlopowe, delegacje służbowe, jak ewidencja czasu pracy (w jej przypadku przyda się system RCP),
- Projektowe – dokumentacja techniczna, raporty dot. postępów w zakresie danego projektu, harmonogramy.
W przypadku wniosków o urlop warto skorzystać z opcji, jaką są elektroniczne wnioski urlopowe usprawniające cały ten proces. Jest to jedna z form elektronicznego obiegu dokumentów, która umożliwia składanie wniosków nie tylko o wolne, ale i o delegacje, odbiór nadgodzin czy pracę zdalną. Jak deklaruje Joanna Kaczuk Key Account Manager:
Firmy, które wdrożyły e-WU, zauważają znaczące skrócenie czasu akceptacji wniosków i lepszą organizację pracy w działach HR. Cyfrowe narzędzie nie tylko eliminuje papierowe dokumenty, ale przede wszystkim zwiększa przejrzystość procesów i pozwala kadrze zarządzającej podejmować szybkie, trafne decyzje.
Jak wygląda obieg dokumentów w praktyce?
W przypadku tradycyjnego obiegu dokumentów mamy do czynienia z przekazywaniem teczek pomiędzy działami. Zdarza się, że jest to utrudnione przez nieobecność osób, które pracują w poszczególnych częściach przedsiębiorstwa. To natomiast sprawia, że nie zawsze uda się skonfrontować z drugim pracownikiem w celu przekazania mu dokumentów i działań, jakie ma podjąć w związku z nimi.
W przypadku elektronicznego obiegu dokumentów proces takiego przekazywania przebiega znacznie szybciej. Dokument tworzony w systemie trafia automatycznie do odpowiednich osób np. kierownika, działu finansowego czy księgowości, zgodnie z ustaloną ścieżką akceptacji. Co więcej, każdy krok w tym procesie można obserwować w czasie rzeczywistym.
Dlaczego warto zainwestować w elektroniczny system obiegu dokumentów?
Istnieje wiele powodów, przez które inwestycja w elektroniczny system obiegu dokumentów. Wśród tych najważniejszych, koniecznie należy wymienić aspekty tj.:
Automatyzacja działań
Jednym z najważniejszych punktów, które wielokrotnie podkreślaliśmy powyżej, jest zautomatyzowanie działań, które usprawnia działanie całego przedsiębiorstwa. Kwestie, takie jak automatyczne przypomnienia, powiadomienia e-mail oraz zdefiniowane ścieżki akceptacji przyspieszają realizację procesów.
Sprawniejszy dostęp do dokumentów
Przedstawienie, jak wygląda tradycyjny obieg dokumentów w firmie, wykazał, jak problematyczny może być dostęp do potrzebnej dokumentacji. Elektroniczny system jest w stanie zażegnać temu problemowi, gdyż każdy uprawniony pracownik może w kilka sekund odnaleźć potrzebny plik dzięki wyszukiwarce i filtrom. Nie ma wówczas potrzeby przeszukiwania papierowych archiwów.
Kontrola dostępu
W fizycznym przetwarzaniu dokumentów zdarza się, że dokumenty nie trafiają tam, gdzie powinny. W przypadku elektronicznego rozwiązania macie możliwość, jaką jest przypisywanie ról i poziomów uprawnień. Dzięki temu tylko właściwe osoby mogą przeglądać, edytować lub zatwierdzać dokumenty.
Oszczędność czasu
Usprawnienia działania procesu dotyczącego dokumentów w firmie niesie za sobą oczywiście zaoszczędzenie masy czasu. Brak wędrowania po biurze w celu znalezienia osoby z potrzebnymi dokumentami, jak i łatwość w składaniu elektronicznych wniosków pozwala zagospodarować zaoszczędzony czas na ważniejsze zadania.
Wdrożenie systemu obiegu dokumentów
Proces wdrożenia elektronicznego systemu obiegu dokumentów powinien być dobrze zaplanowany. Zazwyczaj obejmuje on kilka etapów:
- Analiza potrzeb organizacji – określenie, jakie procesy wymagają digitalizacji,
- Wybór odpowiedniego systemu dopasowanego do struktury i wielkości firmy,
- Konfiguracja i integracja – połączenie z innymi systemami, np. RCP,
- Szkolenie pracowników – kluczowy element, zapewniający skuteczne korzystanie z nowych narzędzi,
- Monitorowanie i optymalizacja – po wdrożeniu warto analizować efektywność i wprowadzać ulepszenia.
W rezultacie firma zyskuje nie tylko uporządkowaną dokumentację, ale też wyższy poziom bezpieczeństwa i efektywności operacyjnej.