Chyba każdy z nas miał do czynienia z kłopotliwym obiegiem wniosków pracowniczych, kiedy to ze względu na szereg osób uczestniczących w tym procesie zmagaliśmy się z próbą szybkiej akceptacji takiego wniosku. Rozwiązaniem tych problemów jest nasza aplikacja e-WU – elektroniczne wnioski urlopowe (elektroniczne zarządzanie urlopami i innymi absencjami – moduł aplikacji WebInfo).
Moduł e-WU jest uzupełnieniem czy wręcz integralną częścią Systemu RCP, a informacje dot. zarządzanych absencji są wymieniane za pomocą interfejsu pomiędzy oprogramowaniem RCP, a systemami HR (kadrowo – płacowymi).
Przykłady składanych wniosków:
- Urlopowe,
- Delegacja,
- Praca zdalna,
- Odbiór nadgodzin.
System obiegu wniosków pracowniczych oraz rodzaje składanych wniosków konfigurujemy zgodnie z potrzebami oraz strukturą organizacyjną naszych Klientów:
Aplikacja e-WU jest w pełni elektronicznym narzędziem wspomagającym pracownika, Dział Personalny i pozostałą Kadrę Zarządzającą. Wniosek możemy złożyć nie wychodząc z domu poprzez stronę internetową (za pośrednictwem bezpiecznego połączenia VPN) lub poprzez aplikację na smartfony MobileInfo. Aplikacja jest intuicyjna i bardzo prosta w obsłudze, a elektroniczny obieg dokumentów kadrowych (workflow) jest zależny od zajmowanego stanowiska i struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa. Na każdym etapie elektronicznego wniosku, strony zainteresowane (zaangażowane w dany etap) otrzymują odpowiednie powiadomienia wysłane za pośrednictwem naszego modułu automatycznych powiadomień (APiR) na adres e-mail lub SMS-em (np. powiadomienia pracowników o akceptacji wniosku) z informacjami dotyczącymi internetowych wniosków urlopowych.
System elektronicznych urlopów informuje nas na bieżąco o wykorzystaniu poszczególnych typów absencji i dostępnym ich limicie:
Kierownicy / Menedżerowie / Brygadziści odpowiedzialni za grupę pracowników zarządzają spływającymi do nich wnioskami, elektronicznie zarządzają urlopami i dokumentami pracowniczymi.
Przed akceptacją elektronicznego wniosku o urlop możemy nim zarządzać, korzystając z podpowiedzi systemu w kwestii np.:
- grafiku pracownika w okresie planowanej absencji ,
- ilości pracowników, jaką będziemy dysponowali w okresie planowanej absencji jednego z nich .
Dzięki systemowi wniosków pracowniczych elektroniczne zarządzanie dokumentami pracowniczymi jest łatwe i uproszczone, a możliwości jakie daje nam planowanie urlopów i zastępstw pozwala zachować ciągłość pracy w firmie. Aplikacja urlopowa pozwala zoptymalizować i przyspieszyć proces składania, rozpatrywania i obiegu wniosków urlopowych i innych absencji.
Poniżej przedstawiamy schemat prezentujący przykładowy proces obiegu wniosków urlopowych. Model obiegu wniosku, jest kwestią indywidualną, ponieważ każda firma ma swoje kryteria i wymagania dot. obiegu wniosków urlopowych. System obiegu wniosków urlopowych naszego autorstwa posiada możliwość dodania kolejnych etapów zatwierdzania, bądź trafienia wniosku bezpośrednio do działu HR.
Podsumowując korzyści biznesowe płynące z wdrożenia modułu wniosków urlopowych są następujące:
- dostarczenie kierownikom narzędzia;
- dostarczenie pracownikowi narzędzia ułatwiającego złożenie wniosku – aktualne informacje o wykorzystanym oraz dostępnym urlopie;
- przyspieszenie oraz znaczne uproszczenie procesu składania i rozpatrywania wniosków;
- eliminacja tradycyjnych (papierowych) wniosków urlopowych;
- dodatkowe oszczędności – mniejsze zużycie materiałów biurowych;
- integracja z systemami kadrowo-płacowymi.